Отчет о проделанной работе руководителя отдела продаж. Что контролируем и проверяем ежедневно

В Отчете о продажах отображается детальная информация о количестве и суммах продаж товаров и блюд по складам предприятия. Отчет вы можете открыть из:

• Пункта меню Отчеты или Товары и склады → Отчет о продажах за период ;
• Списка кассовых смен при выборе команды Посмотреть отчет о продажах .

Информация в отчете может быть представлена за определенный период или за период с детализацией по дням.

Чтобы построить отчет:

1. Задайте нужный интервал в полях За период, с и по для просмотра продаж за период.
2. Чтобы сгруппировать данные по дням, задайте период и выберите Продажи за период по дням в списке, находящемся ниже полей установки периода.
3. Выберите склады из списка Склад .
4. Укажите документы (из списка Типы документов ), данные по которым должны учитываться. По умолчанию отчет включает все документы: акты реализации, расходные накладные, акты оказания услуг и те приходные накладные, которые автоматически формируются в iikoFront в процессе покупок на кассе. Подробнее о покупках через кассу см. в статье о настройках на закладке Дополнительная информация .
5. Для применения сделанных настроек нажмите кнопку Обновить .

Чтобы информация о выручке и себестоимости модификаторов учитывалась для блюда, с которым они продаются, установите галочку Свернуть модификаторы . После этого в отчете будут отображаться только блюда, а их прибыль будет равна разнице значений в столбцах Выручка и Себестоимость. Сстолбец Себестоимость нужно добавить в отчет дополнительно. Таким способом легко рассчитать показатели прибыли для бизнес-ланчей и любых других блюд с модификаторами.

По каждому из складов списания по умолчанию будет представлена следующая информация:

• Категория – категория, которая присвоена элементу номенклатуры.
• Код – номенклатурный код (артикул) блюда (товара).
• Группа – номенклатурная группа.
• Дата – дата продажи (используется только в режиме «продажи за период по дням» для группировки).
• Элемент номенклатуры – наименование проданного блюда в справочнике номенклатуры.
• Полное наименование и Наименование на иностранном языке – наименования из номенклатурной карточки проданного блюда.
• Средняя цена без вычета скидок – средняя цена блюда за период по прейскуранту (без учета предоставленных скидок).
• Средняя цена – средняя фактическая цена реализации блюда за период с учетом предоставленных скидок.
• Выручка без вычета скидок – сумма, которая была бы получена от продажи всех единиц блюда, если бы не предоставленные скидки.
• Выручка – фактическая сумма, которая была получена от реализации блюда (с учетом предоставленных скидок).
• Количество – количество проданных единиц блюда.
• Выручка без НДС – выручка от продажи блюда за вычетом НДС.
• Сумма скидок – сумма скидок при продаже блюда.
• Средняя скидка – сумма скидок, деленная на количество проданных единиц блюда.
• Себест. за ед. – себестоимость блюда за единицу (себестоимость блюд, деленная на количество проданных единиц блюда).
• Себестоимость – себестоимость блюд (товаров). Если в настройках предприятия установлена галочка Выделять НДС , то отображается себестоимость товара без НДС. Для товаров, которые не поступали на склад, показана нулевая себестоимость. По группе складов показывается усредненная себестоимость.
• Ставка НДС – ставка НДС (%), заданная в номенклатурной карточке блюда.
• Начислено НДС – сумма НДС, начисленного при продаже блюд.
• Себестоимость без НДС, % – отношение себестоимости к сумме со скидкой без учета НДС, умноженное на 100%.
• Себестоимость, % – отношение себестоимости к выручке, умноженное на 100%.
• Валовая прибыль – прибыль, полученная от продажи данного блюда (сумма выручки от продажи блюда за вычетом его себестоимости).
• Валовая прибыль без НДС – валовая прибыль за вычетом НДС.
• Наценка, % – доля себестоимости блюда в цене, за которую оно было продано. Также в отчет выводятся суммарные значения показателя «Наценка, %» по каждой категории блюд/товаров.
• Концепция – название концепции, в рамках которой был реализован элемент номенклатуры.
• % от выручки – доля выручки от продажи номенклатурной позиции относительно общей выручки (сумма выручки с учетом скидок от продажи одной позиции, деленная на общую сумму выручки с учетом скидок от продажи всех позиций и умноженная на 100). Если в отчете применяется группировка (может быть многоуровневой), то рассчитывается % от выручки для каждой номенклатурной позиции в рамках самого верхнего уровня группировки и % от выручки для каждой группы любой вложенности относительно общей выручки.
• Наценка без НДС,% – отношение валовой прибыли без НДС к себестоимости, умноженное на 100%.

Показатели, по которым предоставляются отчетные данные, вы можете настроить. Для этого нажмите правой кнопкой мыши на заголовке таблицы с данными, в результате откроется список возможных показателей. Те из них, которые на данный момент отражены в отчете, отмечены галочками. Чтобы добавить интересующую информацию, щелкните мышью на названии показателя, напротив него появится галочка, а соответствующий столбец будет добавлен в отчет.

Из данного отчета вы можете сформировать акт о реализации готовых изделий кухни за наличный расчет по форме ОП-12, План меню по форме ОП-2, а также марочный отчет. Для этого нажмите кнопку Печать и выберите необходимую форму. В открывшемся окне предварительного просмотра выбранную форму вы можете выгрузить в файл формата MS Excel или распечатать.

Для наглядности информацию в отчетеможно посмотреть в виде графика. Для этого:

1. Постройте отчет.
2. Установите галочку Построить график .
3. Выберите тип данных, которые нужно отразить на графике:

• Отдельно по каждому элементу номенклатуры.
• По категориям, которые назначены проданным блюдам.
• По группам, к которым принадлежат проданные блюда.

• Количество проданного блюда.
• Выручка от продажи блюда.
• Валовая прибыль от продажи блюда.
• Валовая прибыль без НДС.

Графики, построенные по данным отчета о продажах за период с разбивкой по дням, отличаются от графиков, построенных из отчета о продажах за период без группировки.

Процесс построения такого графика аналогичен приведенному выше. Дополнительно вам будет доступна галочка Кумулятивный рост . Установите ее, чтобы построить график по суммированным со временем данным. Кроме того, в этом режиме вам будут доступны линейный, сглаженный, график с областями и гистограмма.

Из отчета о продажах за период можно построить Марочный отчет. Для этого нажмите кнопку Печать и выберите пункт Марочный отчет .

Марочный отчет содержит список проданных блюд и товаров за указанный период по выбранным точкам продаж. Основные показатели отчета – закупочные и отпускные цены, а также величины наценки, показан итоговый процент по наценке.

Зборовская Мария

Годовой отчёт по продажам — документ, ежегодно предоставляемый директором по продажам общему собранию участников (акционеров) общества (компании) и содержащий отчёт об основных результатах продаж за истекший период.

Годовой отчет по продажам должен включать в себя:

1. План-факт продаж текущего года

• Доля продаж по территориям, каналам сбыта
• Выполнение плана по маржинальной (операционной) прибыли общее по компании и отдельно по каналам сбыла
• Выполнение плана по средней стоимости продукции
• Структура клиентской базы на конец года по каналам сбыта
• Оборачиваемость продукции
• Дистрибуция
• План-Факт клиентской базы: количество активных клиентов, количество новых клиентов, доля продаж новых клиентов в общем обороте компании, количество «мертвых» клиентов
• Результаты аттестации торгового персонала.

2. Причины невыполнения плана продаж , из-за которых план не был выполнен, почему менеджеры не справились с задачей. Возможно, показатели были завышены и они физически не могли привлечь такое количество клиентов. Или отдел работает неэффективно, тратя большое количество рабочего времени на оформление договоров и урегулирование спорных моментов.

3. Основные факторов роста продаж (экстенсивные, интенсивные), за счет чего происходил рост продаж. Если план был перевыполнен, укажите, благодаря кому это случилось, отметьте фамилии лучших менеджеров. Перечислите названия самых крупных компаний, которые были привлечены впервые. Если кто-то из постоянных клиентов увеличил объемы закупок, напишите, почему это произошло. Это поможет составить стратегию успешных продаж в будущем.

4. Планы продаж на следующий год. Спланируйте планы на следующий год, приведите примерные цифры, к которым должны стремиться менеджеры, торговые сотрудники:

• Выполнение плана по объему продаж общее по компании и отдельно по каналам сбыла
• Выполнение плана по маржинальной прибыли общее по компании и отдельно по каналам сбыла
• Выполнение плана по чистой прибыли общее по компании и отдельно по каналам сбыла
• Выполнение плана по Целевым продуктам общее по компании и отдельно по каналам сбыла
• Выполнение плана по ассортиментной линейке общее по компании и отдельно по каналам сбыла
• Среднее количество SKU общее по компании и отдельно по каналам сбыла
• Планы по расширению ассортимента клиентов
• Клиентская база на конец года
• Оборачиваемость продукции
• Дистрибуция
• Расширение клиентской базы, подключение новых клиентов по каналам сбыта и территориям.

5. Приоритеты на следующий год , пожелания по улучшению работы отдела (обратная связь сотрудников отдела продаж по повышению эффективности их работы).

6. Стратегия продаж на следующий год , в каком направлении будут направлены основные усилия и ресурсы компании и продаж, как изменится и товарная и ценовая политика продаж. Желательно прописать стратегии отдельно по каналам сбыта, маркетингу, развитию персонала и клиентов.

7. Организационные изменения : штат сотрудников (планирование персонала), выход на новые территория, каналы сбыта, открытие новых филиалов и офисов, новое направление продаж, ввод товаров-новинок. Желательно указать и прописать необходимые ресурсы для осуществления указанных изменений.

8. Календарь основных мероприятий отдела продаж на следующий год: определение целевых продуктов на следующий год, маркетинговые мероприятия по продвижению с бюджетом (календарь акций и мероприятия), планирование переговоров и командировок сотрудников, учебный план по развитию сотрудников, обучение клиентов и партнеров и проведения мастер-классов тд. Календарь нужно расписать помесячно с указанием необходимых ресурсов и сроков.

Такая форма отчета позволяет адекватно устанавливать план для отдела. Имея такой отчет и прогноз, можно понять потенциальную сумму, на которую план может быть недовыполнен. На основании этого вида отчета принимаются решения, которые позволят достичь установленной планки по выручке. План на неделю составляется в конце предыдущей недели. Затем ежедневно он актуализируется и высылается руководителю отдела.

Следует обратить особое внимание на столбец «Годовой оборот». Он обозначает «крупность» клиента. Здесь нет единого критерия, его определите сами. Это может быть годовой оборот, метраж магазина, количество торговых точек у клиента, количество персонала и т.д.

Иногда возникает полемика между руководителем отдела и его сотрудниками по поводу столбца «Когда оплатит». Последние утверждают, что невозможно запланировать дату оплаты. Тем не менее мы настоятельно рекомендуем требовать от своих менеджеров проставлять даты оплат. Подобное требование вырабатывает более серьезное и ответственное отношение со стороны ваших работников и мобилизует их. Конечно, речь не идет о розничном бизнесе. Тут можно планировать только крупные чеки.

Отчеты о продажах: ежедневный отчет «Факт оплат за сегодня»

Это наиболее простая форма отчета. Название столбцов говорит само за себя. В «Статусе оплаты» (столбец 4) указываете состояние – «оплачено», «частично оплачено», «счет на оплате».

В течение дня важно контролировать 2 реперные точки на предмет продаж на текущий день и указанный час. :

• 12-00,
• 16-00.

Такой частый контроль стимулирует менеджеров работать более эффективно. Данный отчет можно заполнять путем простой переписки в группе в любом мессенджере. Такой , когда все менеджеры видят результаты каждого, это стимулирует их не остаться позади, а все же выполнить дневной план.

Отчеты о продажах: ежедневный отчет «План оплат на завтра»

В этот отчет вносятся названия юридических лиц и суммы, которые они оплатят завтра. Удобнее всего его запрашивать, составлять и получать в конце дня, который предшествует плановому. Вечером можно успеть существенно скорректировать работу менеджеров. Заниматься анализом этого вида отчета в плановый день (то есть завтра) просто бессмысленно.

Отчеты о продажах: «Доска» на текущую дату

Заполняем столбцы:

1. Заполняем ФИО менеджера

2. Процент выполненного плана на текущий день считается по следующей формуле:

Факт на текущий момент /(План на месяц / общее количество рабочих дней в месяце * количество отработанных дней за месяц)*100.

То есть сначала вы делите абсолютную цифру плана каждого сотрудника на общее количество рабочих дней в месяце. Потом ежедневно умножаете на количество отработанных дней. После этого цифра текущего факта продаж по каждому из менеджеров делится на полученную цифру и умножается на 100, чтобы получить результат в процентах.

Эту формулу можно адаптировать и с учетом сезонности, сферы бизнеса и т.д. Расчет по такой формуле легко настроить в Excel.

3. Заполняем ежедневно в абсолютном значении сумму выручки конкретного менеджера.

4. Считаем и заполняем, исходя из того, сколько осталось выполнить до конца недели (промежуточные итоги). Можно рассчитать сколько конкретному менеджеру нужно «закрыть» клиентов до конца недели.

5. Заполняем установленный на месяц план

6. Заполняем количество рабочих дней в месяце

7. Заполняем фактическое количество прошедших дней месяца.

8. План до конца недели представляет собой сумму цифр из 3 и 4 столбцов. Это число – результат сложения закрытой на текущую дату суммы и плана до конца текущей недели.

9. Заполняем ежедневно количество прошедших рабочих дней.

Последняя строка отчета «Доска» представляет собой суммарные результаты по всему отделу. Всем известное – «Итого».

Руководитель ежедневно контролирует работу отдела по этой форме отчета. Она позволяет также перераспределять нагрузку между теми, кто уже выполнил план и теми, кто не дотягивает.

Также будет полезно распечатать или нарисовать ее на доске, чтобы менеджеры заполняли ее самостоятельно. При этом любой сотрудник может сравнить свой результат с результатом коллег. Таким образом, «доска» действует как дополнительная форма .

Руководитель должен использовать результаты отчета для принятия решений по .

Отчеты о продажах: сводный отчет

Эта форма представляет собой сводную таблицу по всему отделу. Столбцы 1-4 могут считаться автоматически по мере заполнения предыдущей формы отчета о продажах по каждому сотруднику отдела. в разрезах: новые клиенты, текущая база, менеджеры, продукт, аудитория, территории. И внутри каждой из полученных воронок анализируются: общая , промежуточная, длина воронки, длина каждого ее этапа.

3. Развитие покупательской базы. Научитесь замерять долю в клиенте, его ценность, индекс лояльности, показатель удержания и т.д.

4. Финансы. Обязательно составляйте управленческий баланс, формируйте отчеты о прибылях и убытках, а также о движении денежных средств.

Итак, перед вами формы основных отчетов о продажах. Их ежедневное заполнение позволит вам легко контролировать и управлять продажами в разрезах:

• месяца
• недели

Помните, работа с ними позволяет вам реализовать не только функции контроля, но и мотивировать менеджеров улучшать свои результаты ежедневно. Видеть все данные вам поможет правильная .

Но к сожалению подавляющее большинство руководителей не умеют выстраивать прозрачную систему контроля продавцов. Первое что необходимо сделать для организации полноценного контроля – это правильно составить правильную отчетность продавца.

Зачем нужны отчёты в продажах

Многие сотрудники ненавидят отчёты, и это понятно, кому приятно что копаются в его работе. Несмотря на это работа должна контролироваться, а контролировать весь рабочий процесс слишком трудозатратно. Именно для этого и придуманы отчеты. Исходя из просмотра отчета, руководитель делает вывод о эффективности сотрудника. В отчете должно отображаться текущий результат и основные показатели, влияющие на результат — . Как правило отчеты формируются из результатов и, если результаты не достигнуты руководитель начинает контролировать действия.

Сложность контроля продавца состоит в том, что результат его действий — это продажа, но она может не состояться из-за большого количества причин. И далеко не все причины подвластны продавцу. Поэтому при контроле работы продавца очень важно контролировать действия постоянно. Но встаёт вопрос, как составить отчет, по которому можно контролировать не только результаты, но действия продавца.

Какие показатели нужно контролировать у продавца

Давайте определимся какие показатели стоит оценивать у продавца и какие выводы может сделать руководитель из отчёта. Я не буду расписывать показатели результата его работы: количество продаж, % аксессуаров, выручка и т.п. Данные показатели вы и сами знаете, укажу то на что внимание обращают намного реже.

Количество контактов или попыток контакта

Практика показывает, что продавцы могут пропускать через себя абсолютно разный объём клиентов. Кто-то больше, кто-то меньше. Данный показатель говорит о скорости работы сотрудника и о его мотивации. Часто вижу, как продавцы избегают контакта с клиентом.

Время в полях

Для некоторых продаж важно учитывать количество времени в режиме общения с клиентом. Один продавец не вылезает из полей, другой может отсиживаться в офисе. Но если продавец не вылезает из полей, но продаж нет, то можно допустить что его и в полях то нет. В целом этот показатель говорит о .

Процент установленных контактов

Отношение количества клиентов, которые начали общаться с продавцом, к общему количеству попыток . Данный показатель покажет вам насколько качественно ваш продавец умеет устанавливать контакт с клиентом. Низкий процент будет говорить о том, что вам необходимо поменять скрипты по установлению контакта.

Сколько продавец взял телефонов

Цель данного отчета понять сколько клиентов заинтересовались предложением из оповещенных. Понять это можно по косвенным признакам, и они могут отличаться в . Где-то показателем интереса, будет оставленный номер телефона, где-то договоренность на выезд мастера на дом или отправку . Данный показатель очень важно отслеживать, поскольку если продавец проводит очень много не результативных презентаций это крайне нездоровый сигнал. Вам требуется срочно вносить изменения в продукт.

Бывает другая ситуация что продавец собирает много контактов. Но делает мало продаж. Это говорит о том, что он не и ему не хватает настойчивости.

Причины отказа

Многие менеджеры допускают ошибку, не фиксируя причины отказа клиента. Тем временем это важнейший показатель и очень ценная информация как для обучения конкретного продавца, так и для выстраивания правильной .

Сведения о конкурентах

По возможности продавцы должны отчитываться о деятельности конкурентов. Прежде всего вас должны интересовать сильные и слабые стороны ваших соперников. Узнав их, вы можете значительно увеличить продажи.

Все что перечислено выше это . Вы можете их выбрать самостоятельно и придумать удобный для вас способ отчета продавца по каждому параметру. Собирая и используя эту бесценную информацию, вы будете всегда держать руку на пульсе и быть в лидерах своей отрасли.