Как рассчитать и учесть долг работника за неотработанные дни отпуска при увольнении. Правила расчета удержания за неотработанный отпуск

В практике компаний нередки случаи, когда сотрудник, проработав меньше года уже выбрал положенные 28 отпускных дней.

Такая ситуация складывается из-за полученных отпускных дней в аванс, с расчетом последующей отработки после выхода на работу.

В силу того, что сотрудник проработавший более шести месяцев имеет право на отпуск.

Иногда сотрудник, вышедший из отпуска увольняется и у него образуется задолженность перед компанией за излишне уплаченные отпускные, которые могут подлежать удержанию. Какими же правилами руководствоваться для расчета удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении и по какому алгоритму его корректно можно произвести.

Удержание – всякое снижение денежного эквивалента труда сотрудника, подлежащего уплате в форме зарплаты. При расчете суммы удержания необходимо руководствоваться рядом правил, которые позволят определить правомерность взыскания и рассчитать верную сумму.

В подавляющем большинстве случаев сумма удержания ограничена до 20% от суммарной выплаты при увольнении (п.1 ст. 138 ТК РФ). Если иное не предусмотрено законом.

В случае предусмотренных законом, процентное соотношение суммы к удержанию может быть увеличено до 50 %, но не более. За исключением ситуации, когда сотрудник обязан:

выполнять принудительные работы (например, в виде уголовного наказания);
выплачивать алименты;
возместить урон здоровью, нанесенный другому лицу;
восполнить ущерб лицам, нанесенный сотрудником, повлекший смерть кормильца;
возместить урон, причиненный в результате преступных действий.

Такой закрытый список указан в части 3 статьи 138 ТК РФ. В подобном случае действует ограничение до 50%, но не более 70%.

В отдельных случаях нет основания для удержания:

отказ от должности по состоянию здоровья или отсутствие таковой;
в результате признания работника недееспособным;
ликвидация предприятия;
сокращение численности штата;
при изменении собственника предприятия, данное правило распространяется на главного бухгалтера, руководителя и заместителя;
призыв сотрудника на службу в армию и госслужбу;
в случае смерти сотрудника или руководителя предприятия;
наступление непреодолимых обстоятельств (техногенные и географические катастрофы).

Калькуляция

Рассмотрим, как рассчитать удержание за неотработанные дни отпуска.

Алгоритм калькуляции суммы удержания рассмотрим далее.

Количество дней отпуска, положенных к отработке можно рассчитать:

КДН= КДИ – (КДО/12 * КС), где:

КДИ – фактическое количество дней отпуска, в днях;
КДО – продолжительность оплаченного отпуска, в днях;
КС – стаж работы за текущий год, в месяцах.

∑ОУ= КДН*СДЗ , где

∑ОУ – сумма, подлежащая удержанию;
КДН – количество излишне оплаченного отпуска, в днях;
СЗД – средний дневной заработок.

Если стаж работника достиг полных 11 месяцев, ему полагается отпуск в количестве 28 дней. В данном случае выплата сумм, подлежащих к выдаче при увольнении производится в полном объеме.

Пример

Сотрудник оформлен в штат 04.02.2014 года. В ноябре взял отпуск 28 дней. Подал заявление на увольнение 30.09.2014 года.

Средний дневной заработок при расчете отпускных равен 1750 руб.

Рабочий год соответствует периоду с 04.02.2014 г. по 04.02.2015 г., не отработанным остался период с 01.10.2014 г. по 04.02.2015 г., что составляет полных 4 месяца (4 дня февраля не учитываются, так как не достигают половины месяца). Стаж равен 8 месяцам.

Следуя формуле, вычислим не отработанные дни отпуска:

9,33 * 1750 = 16327,5 руб.

Процедура

При расчете берется период, — рабочий год, который начинается с момента устройства на работу, за исключением испытательного периода.

Для расчета и удержания выплаченных авансом отпускных, необходимо учитывать только год, в котором были выплачены отпускные.

Алгоритм процедуры:

формируется уведомление об удержании, направляется сотруднику для ознакомления;
издается приказ о вычете установленной суммы переплаты;
проводится ознакомление и согласие увольняющегося с приказом;
делается выплата денежных сумм, начисленных при увольнении, за вычетом суммы к вычету.

Процедура удержания проводится в крайний рабочий день сотрудника. В случае не согласия сторон, можно обратиться с суд.

Юридические аспекты

Удержать или нет, полученные авансом отпускные денежные средства, решает руководитель по своему усмотрению, это его право, но не обязанность.

Работодатель в праве выдать при увольнении работнику заработную плату в полном объеме, без удержания.

В свою очередь, работник в праве добровольно погасить истребованную с него сумму денежных средств, полученных авансом отпускных, но не отработанных.

Взыскание суммы отпускных в судебном порядке

Пойти в суд имеет право работодатель для истребования исчисленного удержания по ст. 382 и 383 ТК РФ.

В судебной практике есть случаи признания правомерности взыскания работодателем излишне уплаченных отпускных, но не отработанных работником.

Но, чаще всего суд не находит основания для взыскания. Кроме случаев, когда истребованная сумма была получена в результате:

счетной ошибки;
доказано невыполнение работником норм труда или вина его в простое;
имели место установленные судом неправомерные действия сотрудника.

В других случаях даже при письменном согласии сотрудника вернуть суммы через суд не получится.

Отпуск работника делится на части и предоставляется в полном объеме (ст. 125 ТК РФ), независимо от стажа, кроме случаев, попадающих под статью 121 ТК РФ или по договоренности сторон.

Иногда руководители, для страховки, просят сотрудника написать сразу два заявления перед выходом в отпуск: первое на предоставление очередного отпуска, второе на отпуск за свой счет.

Удержание за не отработанные дни отпуска при увольнении: проводки

Схема учета удержания избыточных денежных сумм, выплаченных отпускных, но не отработанных сотрудником, отражено в письме МФ РФ No07-05-13/10 .

Как вы знаете, по истечении шести месяцев непрерывной работы у одного работодателя сотрудник вправе получить отпуск за первый год работы. Но по договоренности сторон отпуск может быть предоставлен и раньше. А за второй и последующие годы отпуск полагается в любое время рабочего года в соответствии с графиком отпусков (ч. ч. 2, 4 ст. 122, ч. 1, 2 ст. 123 ТК РФ).

Если сотрудник на дату увольнения использовал больше дней оплачиваемого отпуска, чем ему положено в текущем рабочем году, то получается, что работодатель оплатил неотработанные дни отпуска. Поэтому он вправе удержать отпускные за неотработанные дни из выплат сотруднику при увольнении.

По общему правилу удержания не могут превышать 20 процентов от суммы к выплате после уплаты налогов. Если переплата за отпуск превышает этот лимит, то превышение сотрудник возвращает добровольно. Взыскать эту задолженность по суду работодатель не сможет.

Приказ об удержании за неотработанный отпуск

Унифицированной формы такого приказа нет. Работодатель составляет его в произвольной форме. В приказе нужно указать:

фамилию и инициалы сотрудника;
должность сотрудника;
количество неотработанных дней отпуска;
сумму удержания;
источник удержания (вид выплаты при увольнении).

Например, формулировка приказа может быть такой: «в целях погашения задолженности, образовавшейся в связи с увольнением по до окончания рабочего года, в счет которого ему был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск, приказываю: удержать из денежные средства за неотработанных дней ежегодного оплачиваемого отпуска в размере ».

Сотрудника следует ознакомить с приказом под роспись. Однако желательно предусмотреть реквизит для подтверждения не только факта ознакомления, но и факта согласия сотрудника
с текстом приказа.

Удержание НДФЛ при увольнении

В Налоговом кодексе нет специального правила для определения налоговой базы по НДФЛ,
если ранее начисленные отпускные, с которых уже уплачен налог, впоследствии удерживаются из выплат при увольнении. Поэтому есть разные мнения о том, как действовать работодателю (налоговому агенту по НДФЛ). Он может:

уменьшить налоговую базу по НДФЛ на сумму отпускных за неотработанные дни отпуска. Тогда у него образуется переплата по НДФЛ;
не уменьшать налоговую базу по НДФЛ, так как удержания производятся из сумм, выплачиваемых за вычетом НДФЛ.

В обычной ситуации, когда выплаты превышают сумму удержания, работодателю проще не отражать задолженность перед сотрудником по возврату НДФЛ, а сразу рассчитать налог
от суммы выплат с учетом удержания.

Страховые взносы при увольнении

При увольнении сотрудника страховыми взносами облагаются выплаты при увольнении
за вычетом удержания за неотработанные дни отпуска. Вносить изменения в отчетность по взносам за период, когда были начислены отпускные за необработанные дни отпуска, не нужно.

Проводки по удержанию при увольнении

В связи с возникновением у сотрудников права на оплачиваемый отпуск у организации-работодателя возникают оценочные обязательства. Величина оценочных обязательств –
это примерная сумма, которую сотрудники вправе потребовать у организации по состоянию на отчетную дату, если они решат уйти в отпуск или уволиться. Эта сумма включает страховые взносы. Порядок расчета оценочного обязательства по отпускам организации разрабатывают самостоятельно и закрепляют в «бухгалтерской» учетной политике. Для отражения оценочного обязательства используется счет 96 «Резервы предстоящих расходов».

На отчетную дату бухгалтер делает проводку:

ДЕБЕТ 20 (26, 44 …) КРЕДИТ 96
– признано оценочное обязательство по оплате отпусков.

Если в налоговом учете резерв на оплату отпусков не формируется, то отпускные включаются в расходы в бухгалтерском учете раньше, чем в налоговом. Но суммы расходов равны. Поэтому разницы по ПБУ 18/02 являются временными и приводят к формированию отложенных налоговых активов и обязательств. В данной статье они не рассматриваются.

По мере начисления и выплаты отпускных возникнут проводки:

ДЕБЕТ 96 (20, 26, 44 …) КРЕДИТ 70
– начислены отпускные;

ДЕБЕТ 96 (20, 26, 44 …) КРЕДИТ 69 (по субсчетам)
– начислены страховые взносы;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– удержан НДФЛ с отпускных;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 51
– выплачены отпускные.

Возьмем для примера типичную ситуацию – удержание за неотработанные дни отпуска из зарплаты, если отпуск авансом предоставили сотруднику в календарном году увольнения. Поскольку удержание производится из выплат, начисленных в том же году, оно отражается сторнировочными проводками.

ПРИМЕР УДЕРЖАНИЯ ПРИ УВОЛЬНЕНИИ ЗА ОТПУСК ТЕКУЩЕГО ГОДА

При увольнении сотруднику начислена зарплата в сумме 30 000 рублей, а отпускные за неотработанные дни отпуска составили 5000 рублей. Удержать «авансовые» отпускные можно полностью, так как они не превышают 20 процентов от суммы зарплаты после уплаты НДФЛ – 5220 руб. ((30 000 – 30 000 × 13%) × 20%).

Удержание при увольнении отражается проводками:

ДЕБЕТ 20 (26, 44 …) КРЕДИТ 70 субсчет «Зарплата сотрудников»
– 30 000 руб. – начислена зарплата при увольнении;

сторно ДЕБЕТ 96 (20, 26, 44 …) КРЕДИТ 70 субсчет «Отпускные сотрудникам»
– 5000 руб. – отражены отпускные за неотработанные дни отпуска;

сторно ДЕБЕТ 70 субсчет «Отпускные сотрудникам» КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты
по НДФЛ»
– 650 руб. (5000 руб. × 13%) – отражен НДФЛ с отпускных за неотработанные дни отпуска;

ДЕБЕТ 70 субсчет «Зарплата сотрудников» КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 3900 руб. (30 000 × 13%) – удержан НДФЛ из зарплаты сотрудника;

ДЕБЕТ 20 (26, 44 …) КРЕДИТ 69 (по субсчетам)
– 7550 руб. ((30 000 – 5000) × 30,2%) – начислены страховые взносы на выплату при увольнении;

ДЕБЕТ 70 субсчет «Зарплата сотрудников» КРЕДИТ 70 субсчет «Отпускные сотрудникам»
– 4350 руб. (5000 – 650) – удержаны из зарплаты отпускные за неотработанные дни отпуска;

ДЕБЕТ 70 субсчет «Зарплата сотрудников» КРЕДИТ 51
– 21 750 руб. (30 000 – 3900 – 4350) – выплачена сотруднику сумма при увольнении.

Сотрудник может уволиться до истечения рабочего года, в счет которого ему был предоставлен ежегодный отпуск. В этом случае сумму отпускных, приходящуюся на неотработанное время, удержите при начислении зарплаты.

Удержания за неотработанные дни отпуска нельзя проводить, если сотрудник увольняется:

из-за ликвидации организации;
по сокращению штата;
при отказе от перевода на другую работу (отсутствии в организации другой работы) по состоянию здоровья согласно медицинскому заключению;
из-за восстановления на работе прежнего сотрудника;
в связи с призывом на военную службу, наступлением полной нетрудоспособности, стихийным бедствием;
из-за смены собственника организации.

Такие правила предусмотрены в абзаце 5 части 2 статьи 137 Трудового кодекса РФ.

Как рассчитать сумму удержаний за неотработанные дни отпуска

Сначала определите количество месяцев, не отработанных до окончания рабочего года, в счет которого сотруднику был предоставлен отпуск. В расчет принимайте полностью отработанные месяцы. Остатки дней в месяцах, отработанных не полностью, округляйте до полных месяцев по правилам округления. Остаток до 14 календарных дней включительно отбрасывайте, а остаток от 15 календарных дней и более округляйте до полного месяца.

Такой порядок предусмотрен пунктом 35 Правил, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169. Несмотря на то что этот документ был принят давно, он продолжает действовать в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ.

Пример

Сотрудник был принят на работу в компанию 16 июня 2014 года. Рабочий год для предоставления отпуска – с 16 июня 2014 года по 15 июня 2015 года. Отпуск продолжительностью 28 календарных дней за этот рабочий год сотрудник использовал в декабре 2014 года. Работник увольняется по собственному желанию 2 марта 2015 года.

На период с 16 июня 2014 года по 15 февраля 2015 года приходится восемь полных месяцев. С 16 февраля по 2 марта – еще 15 дней. Этот месяц принимается за полный. Итого сотрудник отработал девять месяцев. Значит, при увольнении организация вправе удержать с сотрудника сумму отпускных, начисленных за три неотработанных месяца (12 – 9).

Затем рассчитайте среднедневной заработок сотрудника для оплаты отпуска.

Общую сумму, которую нужно удержать из зарплаты сотрудника при увольнении, определите по формуле:

Сотрудник должен возместить организации всю сумму неотработанных отпускных. Но удержать можно не более 20 процентов от суммы на руки.

Пример

Работник ООО «Восход» Соколов Д. И. устроился в компанию 15 декабря 2014 года. С 3 по 29 августа 2015 года он был в отпуске продолжительностью 28 календарных дней (именно столько составляет ежегодный отпуск в компании).

В сентябре 2015 года Соколов написал заявление об уходе по собственному желанию и был уволен. Последний день его работы – 21 сентября 2015 года. Получается, что всего он отработал в компании 9 месяцев и семь дней. Это означает, что часть начисленных отпускных он должен вернуть. Сотрудник был вправе рассчитывать на отпуск продолжительностью 21 календарный день (28 дн. : 12 мес. × 9 мес.).

Следовательно, с него нужно удержать отпускные за 7 дней отпуска (28 – 21), на которые он не имел права.

Предположим, что отпускные Соколову были рассчитаны исходя из среднедневного заработка в 681,12 руб. Таким образом, с работника причитается 4767,84 руб. (681,12 руб. × 7 дн.).

За отработанные дни сентября 2015 года Соколову начислено 14 285,71 руб. 20 процентов от этой суммы составляет 2857,14 руб. Именно столько бухгалтер может удержать с работника.

Ситуация: что делать, если удержать отпускные, выданные авансом, из зарплаты сотрудника невозможно

Предложите сотруднику добровольно вернуть сумму отпускных за неотработанные дни отпуска. В случае отказа организация, конечно, вправе обратиться за взысканием в суд (ст. 391 ТК РФ).

Норма законодательства, которая ранее запрещала работодателям взыскивать такие отпускные в судебном порядке, утратила силу (приказ Минздравсоцразвития России от 20 апреля 2010 г. № 253). Однако суды в таком случае, как правило, на стороне работников (см. определение областного суда от 6 декабря 2011 г. № 33-6954, определение Верховного суда РФ от 25 октября 2013 г. № 69-КГ13-6).

Правила бухучета и расчет налогов

В бухгалтерском учете удержания за неотработанные дни отпуска отражайте корректировочными записями (письмо Минфина России от 20 октября 2004 г. № 07-05-13/10):

ДЕБЕТ 20 (23, 26, 29) КРЕДИТ 70

– сторнированы суммы отпускных, начисленных сотруднику за неотработанные дни отпуска.

Корректировочные записи делайте на основании бухгалтерской справки.

Пример

Менеджер ООО «Торговая фирма “Гермес”» Кондратьев А. С. увольняется 25 мая 2015 года по собственному желанию.

В феврале 2015 года Кондратьев использовал ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней за рабочий год с 20 июля 2014 года по 19 июля 2015 года.

Среднедневной заработок Кондратьева для оплаты отпуска составил 421 руб/дн. За отработанные дни мая 2015 года Кондратьеву начислена зарплата в сумме 27 480 руб.

На день увольнения Кондратьев отработал в рабочем году 10 месяцев и 6 дней.

При расчете суммы удержаний учитывается только 10 месяцев, отработанных полностью. Количество неотработанных месяцев составляет:

12 мес. – 10 мес. = 2 мес.

Сумма, которая должна быть удержана с Кондратьева за неотработанные дни отпуска, равна:

421 руб/дн. × 2 мес. × 28 дн. : 12 мес. = 1964,67 руб.

Всю сумму неотработанных отпускных бухгалтер удержал из зарплаты Кондратьева за май. Организация платит взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний по ставке 0,2 процента. В мае 2015 года в учете бухгалтером организации были сделаны следующие записи:

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 70

– 1964,67 руб. – сторнированы отпускные, начисленные за неотработанные дни отпуска;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 70

– 27 480 руб. – начислена зарплата Кондратьеву за май 2015 года;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

– 3317 руб. ((27 480 руб. – 1964,67 руб.) × 13%) – удержан НДФЛ с суммы зарплаты за минусом неотработанных отпускных;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ПФР»

– 5613,37 руб. ((27 480 руб. – 1964,67 руб.) × 22%) – начислены взносы на пенсионное страхование;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС»

– 739,94 руб. ((27 480 руб. – 1964,67 руб.) × 2,9%) – начислены взносы в ФСС России;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»

– 1301,28 руб. ((27 480 руб. – 1964,67 руб.) × 5,1%) – начислены взносы в ФФОМС;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»

– 51,03 руб. ((27 480 руб. – 1964,67 руб.) × 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50

– 22 198,33 руб. (27 480 – 1964,67 – 3317) – выплачена зарплата Кондратьеву за май.

Нет, не нужно. На сумму отпускных начисляются все зарплатные налоги (НДФЛ, взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний). Кроме того, отпускные (а также все страховые взносы) уменьшают налогооблагаемую прибыль.

В момент удержания из зарплаты сумм излишне начисленных отпускных корректировку по НДФЛ и страховым взносам за прошлые отчетные периоды не производите. Сумму выплат сотруднику в месяце увольнения включите в расчет зарплатных налогов с учетом удержаний. При расчете налога на прибыль суммы удержаний за неотработанные дни отпуска учтите в составе внереализационных доходов (ст. 250 НК РФ). Аналогичной точки зрения придерживается и налоговое ведомство (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 11 января 2007 г. № 21-08/001467).

Уточненные декларации за прошлые периоды сдавать не нужно. Ведь уменьшение заработка сотрудника на сумму отпускных за неотработанные дни отпуска – это не исправление ошибки бухгалтера, требующее корректировки отчета. Это один из видов удержаний по инициативе администрации, которое организация произвела в положенное время (ст. 137 ТК РФ).

может быть произведено работодателем при наличии на то законных оснований. Для того же, чтобы знать, в каких случаях возможно удержать сумму излишне выплаченных отпускных и как это сделать, полезно будет ознакомиться с нашей статьей.

При каких обстоятельствах возникает право на удержание за отпуск при увольнении?

Через полгода после начала трудовой деятельности у конкретного работодателя (а иногда и раньше — по соглашению сторон или на основании ч. 3 ст. 122 ТК РФ) сотрудник получает право на свой первый ежегодный отпуск. Согласно ст. 115 кодекса, длительность оплачиваемого отпуска не может быть меньше 28 дней.

Предоставленный авансом отпуск при увольнении до отработки 12 месяцев дает работодателю право на удержание за отпуск при увольнении . Ведь отпускные рассчитываются за весь период, т. е. за 28 дней, которые положены сотруднику раз в год, но год в таком случае так и не был отработан, хотя отпуск уже использован.

Когда действует запрет на удержание отпускных?

Излишне выплаченные отпускные за полученный авансом отпуск работодатель может удержать из заработной платы увольняющегося сотрудника, за исключением нескольких случаев. Так, согласно абз. 4 ч. 2 ст. 137 кодекса, удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск не может быть произведено, если сотрудник увольняется по причине:

отказа от перевода на другую работу по медпоказаниям либо из-за отсутствия такой возможности у работодателя;
сокращения штата у работодателя либо его ликвидации, а также смены собственника, которая привела к увольнению руководства компании;
восстановления по решению суда (трудинспекции) работавшего ранее на этой должности сотрудника;
призыва на воинскую службу (в т. ч. альтернативную);
признания сотрудника по медпоказаниям нетрудоспособным;
наступления форс-мажора, признанного российским правительством таковым и не позволяющим далее продолжать трудовую деятельность;
смерти ИП-работодателя.

Если имеет место хотя бы одно из указанных выше оснований, работодатель не вправе удержать за отпуск при увольнении . Если же сотрудник увольняется по другим причинам, то у работодателя есть все основания произвести при увольнении удержание за использованный отпуск из его заработной платы. Удержание, согласно ч. 3 ст. 137 кодекса, должно быть произведено в течение месяца после завершения срока, определенного для погашения сотрудником возникшей задолженности в виде переплаченных отпускных.

Если же говорить об удержании за неиспользованный отпуск при увольнении , то оно не производится, т. к. отпускные в этом случае сотруднику не выплачивались. Более того, перед увольнением работнику предоставляется соответствующая компенсация, рассчитываемая по правилам об очередных и дополнительных отпусках, утвержденным Наркомтрудом СССР 30.04.1930 № 169 (далее — Правила).

Согласно ст. 28 Правил, компенсация выплачивается:

За целый отпуск, если сотрудник отработал 11 и более месяцев или отработал более 5,5 месяцев и был уволен в связи с ликвидацией компании-работодателя, призывом на воинскую службу, признанием непригодным по медпоказаниям.
Пропорционально фактически отработанному времени.

То есть при расчете компенсации за отпуск, который не был использован перед увольнением, переплаты отпускных не получается, т. к. они ранее не выплачивались, компенсационные же выплаты рассчитываются по фактическим данным.

ВАЖНО! Не допускается также удержание компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении , например, в случае последующего восстановления сотрудника в должности, поскольку ни ТК, ни любой другой нормативный акт подобных оснований для вычета из зарплаты не содержит. Более того, выплаченная ранее компенсация не дает работодателю права отказать восстановленному работнику в предоставлении отпуска.

Порядок удержания отпускных при увольнении

Скачать форму приказа

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении должно производиться работодателем с учетом ограничений, установленных ст. 138 ТК РФ. Согласно ч. 1 статьи, их размер не должен превышать 20% суммы выплачиваемой заработной платы, даже если сам сотрудник не возражает против вычета большей суммы.

В том случае, если размер переплаты отпускных при произведении окончательного расчета с сотрудником при увольнении превысит максимально допустимую сумму, тот может в добровольном порядке погасить возникшую задолженность. Возврат может быть сделан путем внесения наличности через кассу предприятия или перечисления на его текущий счет в банке.

Если уволенный сотрудник этого не сделает, работодатель сможет востребовать с него образовавшийся долг только через суд. Судебная же практика по вопросу взыскания с сотрудника долга из-за невозможности произвести удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении очень противоречива.

Так, одни судьи считают, что удержание за неотработанный отпуск при увольнении не может быть поставлено в зависимость от того, имеется ли у сотрудника достаточный для покрытия такой задолженности доход в виде выплачиваемой перед увольнением зарплаты (апелляционное определение Верховного суда Республики Карелия от 11.01.2013 № 33-111/2013).

Другие — уверены, что если при увольнении нет возможности удержать всю сумму, выплаченную за неотработанный отпуск, то работодатель не может требовать погашения такого долга от уволенного сотрудника. Если, конечно, речь не идет о счетной ошибке при расчете либо недобросовестности самого работника — в этих случаях такое право у работодателя есть в силу ч. 2 ст. 137 ТК (постановление Президиума Ростовского областного суда от 15.09.2011 № 44г-109).

Как рассчитать размер излишне выплаченных отпускных при увольнении

Расчет удержания за отпуск при увольнении производится с использованием следующей формулы:

УДНО = (ДФО − ДОС) × ЗСД,

УДНО — удержание за дни неиспользованного отпуска;

ДФО — количество фактически отгулянных отпускных дней;

ДОС — количество положенных в соответствии с отпускным стажем дней отпуска;

ЗСД — среднедневной заработок, рассчитанный на момент выплаты отпускных.

Этапы расчета промежуточных показателей:

Для расчета показателя ДОС необходимо разделить на 12 положенное по закону или трудовому договору количество отпускных дней за рабочий год (минимум — 28 дней). Затем получившееся значение следует умножить на количество фактически отработанных месяцев. Если полученное количество дней оказалось дробным числом, то оно округляется в пользу сотрудника (письмо Минздравсоцразвития «О порядке определения количества отпускных дней…» от 07.12.2005 № 4334-17).
ЗСД рассчитывается в порядке, определенном ч. 4 ст. 139 кодекса, с учетом поправки на фактически отработанное время, если оно не достигает 12 месяцев (п. 6 положения, утв. правительственным постановлением «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» от 24.12.2007 № 922).

Итак, удержание за использованный авансом, но неотработанный отпуск производится в размере не более 20% выплачиваемого при увольнении заработка. Сумма долга, превысившая размер фактического удержания, погашается уволенным самостоятельно или взыскивается работодателем через суд. При этом важно помнить, что в ряде случаев установлен запрет на осуществление удержаний при увольнении (например, из-за ликвидации работодателя).

Бывает так, что работник увольняется до конца рабочего года, отпуск за который он уже отгулял авансом. Как правило, в таких случаях вы сможете удержать с увольняющегося работника суммы отпускных за неотработанные дни (Статья 137 ТК РФ). Для этого достаточно распоряжения руководителя об удержании этой суммы из денег, причитающихся работнику при окончательном расчете. Согласия работника на это не требуется. Однако существует ограничение - удержать можно не более 20% от выплачиваемой работнику на руки суммы (Статья 138 ТК РФ). Если долг работника больше, то он может погасить его добровольно. Если же он не согласен вернуть переплаченные отпускные, которые нельзя удержать при увольнении, их можно попробовать взыскать в судебном порядке (Статьи 1102, 1109 ГК РФ). Или же простить работнику задолженность и ничего с него не удерживать. Мы расскажем о том, как рассчитать сумму задолженности работника и как ее удержание влияет на налоговый учет.

Рассчитываем сумму задолженности

Шаг 1. Определяем количество неотработанных дней отпуска

<*> Если работник отработал последний рабочий месяц менее чем наполовину, то такой месяц не нужно учитывать, а если он отработал половину или более половины месяца, то такой месяц округляем до полного месяца (Пункт 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР 30.04.1930 N 169; ст. 423 ТК РФ).

Имейте в виду, число неотработанных дней отпуска, которое у вас в результате получится, можно округлить до целого числа. Это не запрещено ТК РФ (Письмо Минздравсоцразвития России от 07.12.2005 N 4334-17). Но округлять можно только в пользу работника, а поскольку вы производите удержание, то, например, 2,33 округляете до 2 календарных дней (Статьи 8, 9 ТК РФ).
Шаг 2. Рассчитываем сумму неотработанных отпускных
При расчете вам понадобятся сведения о , исходя из которого вы оплачивали работнику отпуск. Эта информация у вас уже есть.

Брать при расчете средний дневной заработок на момент увольнения нельзя.
Если же получилось так, что у работника количество неотработанных дней отпуска больше, чем продолжительность последнего отпуска (например, таких дней 10, а последний отпуск продолжался 7 дней), то вам нужно поднять информацию о среднем заработке еще и за предыдущий отпуск. И соответственно, часть задолженности работника (за 7 дней) посчитать исходя из среднего заработка в период последнего отпуска, а часть (за 3 дня) - исходя из среднего заработка в период предыдущего отпуска.
Ситуация несколько усложнится, если во время отпуска работника в целом по организации (или по структурному подразделению) повышались зарплаты. В этом случае на повышающий коэффициент увеличивается часть отпускных с момента повышения до окончания отпуска (Пункт 16 Положения об особенностях порядка , утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922).
То есть по календарю от последнего дня отпуска нужно отсчитать количество неотработанных дней отпуска и определить, сколько дней приходится на период после дня повышения зарплаты, а сколько - до этой даты (если такие дни есть). Например, отпуск у работника был с 18 июля по 7 августа. Неотработанных дней - 12. Повышение зарплаты было с 1 августа. Тогда количество неотработанных дней отпуска после повышения - 7.
И после этого нужно рассчитать сумму отпускных за неотработанные дни отпуска по следующей формуле:

Отражаем в налоговом учете и отчетности

С суммы ранее выплаченных работнику отпускных был удержан НДФЛ, на эту сумму были начислены страховые взносы во внебюджетные фонды. Сама сумма отпускных была включена в расходы для целей налогообложения прибыли. А теперь оказывается, что часть отпускных была выплачена работнику излишне. Что же делать с налогами и взносами? Как их скорректировать?
Сразу скажем, что долг перед работодателем за неотработанные дни отпуска возникает не потому, что отпуск был предоставлен работнику с нарушением закона, а потому, что работник увольняется до конца рабочего года, за который ему был предоставлен отпуск (Статьи 122, 123 ТК РФ). Следовательно, на момент предоставления отпуска отпускные были выплачены правомерно - ошибки не было. И никаких исправлений в периоде предоставления отпуска в налоговом учете делать не нужно . Все корректировки, которые возникают в связи с удержанием сейчас с работника долга по неотработанным отпускным или прощением ему этих сумм, будут учитываться в периоде увольнения.

Для справки
В отдельных случаях, перечисленных в ТК РФ, удержание отпускных за неотработанные дни отпуска запрещено . Например, при прекращении трудового договора в связи с призывом работника на военную службу (Пункт 1 ч. 1 ст. 83, ст. 137 ТК РФ).

Закрываем долг

Сначала рассмотрим ситуацию, когда либо вы удерживаете долг из зарплаты работника при окончательном расчете, либо он сам вносит эту сумму в кассу организации.
Тогда и сумму отпускных, которую вернул работник, и суммы страховых взносов, которые были излишне начислены на нее, необходимо включить во внереализационные доходы в месяце увольнения работника. Так советует учитывать эти суммы Минфин России (Статья 250 НК РФ; Письмо Минфина России от 03.12.2009 N 03-03-05/224).
А как быть с НДФЛ? Ведь при выплате отпускных с работника удержали налога больше, чем нужно. Получается, что теперь надо часть налога ему вернуть? Так ли это и как заполнить справку о доходах физического лица по форме N 2-НДФЛ (Приказ ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@) в нашей ситуации, нам рассказали в Минфине России.

Из авторитетных источников
Стельмах Николай Николаевич, заместитель начальника отдела налогообложения доходов физических лиц Минфина России
"Если работодатель удерживает отпускные за неотработанные дни отпуска при увольнении, то в регистре налогового учета по НДФЛ и справке 2-НДФЛ данные о выплаченной работнику сумме отпускных и удержанной с них сумме НДФЛ в месяце выплаты отпускных корректировать не нужно. А в месяце увольнения и в регистре, и в справке 2-НДФЛ нужно отразить сумму, начисленную работнику при окончательном расчете, за минусом части отпускных за неотработанные дни отпуска, которую удержал работодатель. При этом сумму НДФЛ с последней выплаты работнику нужно уменьшить на сумму НДФЛ с части отпускных за неотработанные дни отпуска, которую удержал работодатель.
После того как работодатель принял решение об удержании отпускных (Статья 137 ТК РФ), он должен не позднее 10 рабочих дней письменно сообщить работнику о том, что с суммы отпускных за неотработанные дни отпуска был излишне удержан НДФЛ. А работник должен написать заявление на возврат излишне удержанного и перечисленного в бюджет НДФЛ (Пункт 1 ст. 231 НК РФ).
Но при этом перечислять излишне удержанный НДФЛ на счет работника не нужно. На эту сумму можно просто уменьшить долг работника по НДФЛ, рассчитанный с последней выплаты ему".

Но если сотруднику предоставлялись какие-либо вычеты по НДФЛ, расчет будет сложнее.

Рассмотрим конкретный пример.

Пример. Расчет суммы задолженности за неотработанные дни отпуска при увольнении

Условие

Работник принят на работу с 1 сентября 2010 г. С 3 по 31 мая 2011 г. ему был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск за первый год работы (28 календарных дней). За время отпуска ему были начислены отпускные в размере 19 047,62 руб.
30 июня 2011 г. он уволился по собственному желанию.
Зарплата за вторую половину июня 2011 г., начисленная работнику при окончательном расчете, составляет 10 476,19 руб.
Вычеты по НДФЛ работнику не предоставляются.

Решение

Алгоритм действий такой.
Шаг 1. Определяем количество неотработанных календарных дней отпуска с учетом того, что на момент увольнения работник отработал в организации 10 месяцев:
28 дн. - (28 дн. / 12 мес. x 10 мес.) = 28 дн. - (2,33 дн. x 10 мес.) = 4,66 дн.
Шаг 2. Рассчитываем сумму долга работника за неотработанные дни отпуска:
19 047,62 руб. / 28 дн. x 4,66 дн. = 3170,07 руб.
НДФЛ с этой суммы равен 412 руб. (3170,07 руб. x 13%). То есть задолженность работника без НДФЛ составляет:
3170,07 руб. - 412 руб. = 2758,07 руб.
Шаг 3. Определяем предельный размер удержания из зарплаты при окончательном расчете. Сумма без НДФЛ, исходя из которой он определяется, составляет:
10 476,19 руб. - (10 476,19 руб. x 13%) = 9114,19 руб.
Предельная сумма, которую можно удержать с работника, составляет:
9114,19 руб. x 20% = 1822,84 руб.
Получается, что из зарплаты работника можно удержать только эту сумму, хотя долг работника (2758,07 руб.) больше.
Оставшуюся часть долга руководитель решил с работника не взыскивать.
Шаг 4. Определяем сумму к выплате работнику:
10 476,19 руб. - 1822,84 руб. - (10 476,19 руб. - 1822,84 руб.) x 13% = 7528,35 руб.

Теперь поговорим о страховых взносах. Отпускные работнику были выплачены в сумме большей, чем нужно. Следовательно, база по взносам была завышена. Но, как мы уже сказали, все корректировки мы будем вносить в текущем периоде - в периоде увольнения (Письмо Минздравсоцразвития России от 28.05.2010 N 1376-19).
То есть пересчитывать страховые взносы в периоде выплаты отпускных не придется.
Из-за удержания неотработанных отпускных работник получит при окончательном расчете денег меньше. И именно на эту уменьшенную сумму вы начислите страховые взносы (Пункт 1 ст. 11, ст. 17 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах...").
Так, в рассмотренном выше примере база для начисления страховых взносов составит 8653,35 руб. (10 476,19 руб. - 1822,84 руб.). Именно исходя из этой суммы нужно показать в персонифицированной отчетности по форме СЗВ-6-2 за полугодие 2011 г. сумму начисленных взносов за июнь 2011 г.
Но если сумма выплат, начисленных работнику в квартале увольнения, меньше суммы задолженности за неотработанные дни отпуска , то придется корректировать персонифицированную отчетность по этому работнику (Письмо ПФР от 19.05.2011 N 08-26/5404). О том, как правильно это сделать, нам рассказали в ПФР.

Из авторитетных источников
Прыгова Ольга Игоревна, заместитель управляющего Отделением Пенсионного фонда РФ по г. Москве и Московской области
"Если в расчетном (отчетном) периоде работодатель удерживает отпускные за неотработанные дни отпуска, которые были начислены в предыдущие отчетные периоды, то может образоваться отрицательная сумма доначислений.
В этом случае формируются корректирующие сведения по формам СЗВ-6-1 или СЗВ-6-2 за период, в котором работнику был предоставлен отпуск, и они представляются в ПФР вместе с исходными сведениями персонифицированного учета за отчетный период, в котором произведено удержание неотработанных отпускных с работника.
При этом сумма, указанная в форме АДВ-6-2, должна быть равна сумме, учтенной в последнем расчете по форме РСВ-1 ПФР (Утверждена Приказом Минздравсоцразвития России от 12.11.2009 N 894н), представленном в Пенсионный фонд. Необходимости во внесении изменений в ранее представленный расчет по страховым взносам РСВ-1 ПФР нет".

Обратите внимание, что корректировать в периоде, когда работник отгулял отпуск авансом, нужно только начисленные взносы в ПФР. По уплаченным взносам корректировка не требуется.

Пример. Отражение в персонифицированной отчетности отрицательной суммы доначислений по страховым взносам в ПФР при удержании долга с работника

Условие

Симонов А.А., 1957 года рождения, увольняется 1 июля 2011 г.
Ставка пенсионных взносов на финансирование страховой части трудовой пенсии по нему равна 26%.
Симонов А.А. отгулял отпуск авансом в I квартале 2011 г. Начисленные и уплаченные по нему за этот период страховые взносы составили 15 000 руб. По распоряжению руководителя при увольнении необходимо удержать с него сумму отпускных за неотработанные дни отпуска.
Зарплата за 1 день, отработанный в июле, составила 1000 руб., неотработанные отпускные равны 1500 руб. То есть в результате удержания долга с работника сумма доначисления взносов по нему за июль будет отрицательная: -130 руб. ((1000 руб. - 1500 руб.) x 26%).
По всем другим работникам (кроме Симонова А.А.) в III квартале 2011 г. начислены страховые взносы в сумме 25 000 руб. А уплачено в III квартале 24 870 руб. (25 000 руб. - 130 руб.).

Решение

Исходная форма СЗВ-6-2 за 9 месяцев 2011 г. будет выглядеть так.

Корректирующая форма СЗВ-6-2 за I квартал 2011 г. будет заполнена так.

Форма АДВ-6-2 за 9 месяцев 2011 г. будет заполнена так.

При таком заполнении персонифицированной отчетности сведения о начисленных за III квартал взносах по данным АДВ-6-2 (начислено 25 000 руб., отрицательное корректирующее доначисление - 130 руб.) совпадут со сведениями формы РСВ-1 ПФР.

Прощаем долг

Налоговики считают расходы в виде сумм неотработанных отпускных экономически необоснованными (Статья 252 НК РФ; Письмо УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 N 20-12/061148). Поэтому если вы не хотите с ними спорить, то на сумму неотработанных отпускных нужно уменьшить базу по налогу на прибыль в периоде увольнения. При этом ни НДФЛ, ни страховые взносы, ни отчетность по ним корректировать не нужно. Кроме того, страховые взносы, начисленные на не учитываемые при налогообложении прибыли выплаты, можно учесть в налоговых расходах (Письмо Минфина России от 23.04.2010 N 03-03-05/85).

Рассчитывать сумму задолженности, если у работника есть неотработанные дни отпуска на момент увольнения, нужно всегда. Но если долг не очень большой и взыскивать его с работника не хочется (хотя бы даже из тех соображений, что не хочется делать какие-либо корректировки в учете), можно поступить так. На некоторое время о долге нужно просто забыть. То есть и с работника его не взыскивать, но и прощение долга не оформлять. А по прошествии 3 лет этот долг можно будет списать как безнадежный (Статья 196, п. 1 ст. 1102 ГК РФ), и ничего корректировать более не придется.