Что ставить в табеле. Для чего нужна расшифровка рабочего времени, обозначенная в табеле учета

Ч. 4; пользовательской – удобство начисления зарплаты.

Правовые нормы взаимосвязаны: отсутствие учёта РВ приведёт предприятие к невозможности получения компенсации от страховой компании по листам нетрудоспособности .

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Форма или матрица документа определена Госкомстатом в 2004: ф. Т-12 и Т-13. Установленные государством формы оказались удобными для организаций , ими пользуются и сегодня, внося коррективы под собственные условия.

Описание и назначение матрицы

Табель РВ – первичный документ бухучёта, предназначенный для фиксирования рабочих периодов: по категориям – день, ночь, командировка, и длительности – 3, 5 или 8 часов.

Основание для включения работника в матрицу – приказ о приёме. Табелируются сотрудники ежедневно в течение месяца . В конце периода подбивается итог по фактическим часам работы и неявкам. Универсальность бланка Т-12 позволяет вести учёт в таких формах:

1. на бумажной матрице;
2. в электронном варианте;
3. частью бухгалтерской программы 1С.

Пример табеля (кликабельно):

Предпочтение отдаётся компьютерному способу заполнения – его легче корректировать .

Внести изменения в бумажный табель сложнее. Например, предполагалось, что у работника прогул, но позже предоставлен .

Ранее зафиксированное в табеле нарушение исправляют посредством корректирующей формы на основании начальника участка.

У табеля 2 страницы :

1. реквизитная , где указывают подразделение, учётный период и дату заполнения;
2. основная – индивидуальные строки на сотрудников. По каждой линии матрицы делают записи о порядковом номере и личных данных, количестве и длительности смен.

Регламент отражения рабочего периода

Ответственные за ведение табеля определяются на каждом участке , если компания крупная, а в небольших фирмах такая обязанность возлагается на специалиста по персоналу.

Важно, чтобы сотрудник назначался приказом руководителя . В распоряжении отмечают также и лицо для заполнения табеля в случае отсутствия основного работника. Приказ не требуется, если обязанность внесена в должностную инструкцию учётчика.

Готовый документ направляется для проверки в кадровую службу, после чего – в бухгалтерию.

В табеле отмечаются отработанные смены и время отсутствия сотрудника по каким-то причинам. Верхняя строка позиции в матрице отводится для внесения буквенного кода события, нижняя – отражает количество оплачиваемых часов.

Способов заполнения табеля РВ два:

1. сплошная регистрация – отмечаются все выходы на работу и дни отсутствия;
2. фиксирование только аномальных событий : командировок и опозданий, неявок и часов.

Какому из методов отдать предпочтение – выбирает компания . При постоянном времени смены принимают второй вариант. Суммированное РВ удобнее учитывать сплошным табелированием, отмечая рабочие дни буквой Я (явка). Если применяется метод отклонений, такого обозначения не делают.

Все причины отсутствия сотрудника на смене подтверждаются документально. Если объяснения нет, до сдачи табеля графу в матрице оставляют пустой, пока не поступит оправдание, а при непредставлении справки используют код НН – необоснованная неявка.

Заполненный в единственном экземпляре учётный документ подписывается табельщиком, руководителем участка и отделом кадров. За хранение табеля отвечает бухгалтерия , по истечении 5 лет он передаётся в архив на 50 или 75 лет – последний срок обозначен для тружеников опасных и вредных производств.

Принятые сокращения в табеле

До вступления в действие приказа Минфина 52н (июль 2015) применялись формы табеля Т-12 и Т-13, зарегистрированные в классификаторе ОКУД под номерами 0301007 и 0301008 соответственно.

Сегодня обе матрицы учитываются кодом 0504421 , и являются обязательными для применения бюджетными, казёнными и автономными госучреждениями. Расшифровка буквенных обозначений приведена в тексте приказа и на титульной странице матрицы Т-12.

Распознавание кодов

Приказом 52н установлены 18 условных буквенных индексов с пометкой, что организации могут дополнять список, руководствуясь своей учётной политикой . В каждом обозначении угадывается ответ на указываемую ситуацию.

Вот перечень часто используемых аббревиатур:

Есть малоизвестные буквенные сочетания:

Существуют особенные ситуации с множеством вариантов, требующих пояснений. Они касаются дней отдыха и работы в удалении от основного предприятия.

Обозначение командировок и отпуска

Отметки в табеле по этим позициям делают на основании приказа нанимателя , где чётко указывают границы события. В зависимости от формулировки проставляется код рабочей смены или отсутствия в день приезда.

Есть вариант указания времени труда в эту дату: запись в строке букв К (командировка), Я, и цифры 3 означает, что гражданин прибыл с задания и был на службе три часа. Если работник, находясь вне предприятия, брал больничный лист , это также отражается в табеле.

Обозначения пребывания в отпуске зависят от его вида . Набирается десяток вариантов шифровки отдыха.

Вот часто употребляемые буквосочетания отпуска:

• ОТ – оплачиваемый очередной;
• ОД – ;
• ДО – административный без сохранения заработка;
• ОЖ – женщинам по уходу за детьми;
• Р – по рождению малыша, включая период беременности;
• ОУ – учебный с оплатой дней сессии.

Правильное заполнение табеля учёта РВ облегчает работу бухгалтерии. Пользование системой обозначений позволяет не допускать ошибок при начислении заработка.

Посмотрите видео о ведении табеля учёта рабочего времени:

Учет рабочего времени имеет большое значение. Без его точной фиксации невозможно определить сумму вознаграждения работнику за отработанный период, особенно если работа производилась в ночное время или праздничные дни. Для того чтобы различить периоды работы и отдыха Госкомстатом разработаны специальные коды, со значением и правилами расстановки которых попробуем разобраться дальше.

Общие правила ведения табеля рабочего времени

На законодательном уровне ведение табельного учета обязательно для предприятий всех форм собственности. Наличие в штате организации хоты бы одного наемного сотрудника создает необходимость ведения табеля .

Табель — бланк, утвержденный на государственном уровне отражающий данные о явке трудящегося на работу и причины его отсутствия.

Ведение табельного учета позволяет быстро решать следующие задачи:

• четко контролировать рабочее и нерабочее время по каждой штатной единице;
• проверять соблюдение трудовой дисциплины. Это происходит благодаря скрупулезной фиксации опозданий, затянувшихся перерывов, не явок по различным причинам;
• исчислять сумму заработной платы за календарный период. Документ позволяет доказать правильность ее начисления;
• данные ведомости позволяют быстро получить всю информацию, необходимую для составления отчетности;
• легко обосновать штрафы, наложенные на сотрудника за нарушение графика явки на рабочее место.

Госкомстатом в 2004 году были предложены унифицированные формы для учета рабочего времени:

Начиная с 2013 года, их использование не является обязательным . Унифицированные формы очень удобны, поэтому продолжают повсеместно использоваться, по сей день.

Заполнение форм можно осуществлять двумя методами:

• сплошная регистрация. Сотрудник кадровой службы заполняет каждый день табеля. Делается это при помощи буквенного или цифрового кода, с указанием количества часов;
• фиксация отклонений. Данный способ позволяет отмечать только дни, в которых произошло отклонение, от установленного графика. При этом используется только буквенная кодировка. Отмечаются исключительно опоздания, отпуска, больничные листы, работа в ночное время и другое.

Документы, определяющие учетную и кадровую политику предприятия, должны четко фиксировать методы ведения табеля, а также используемые коды и их расшифровка.

Ответственный за составление табеля работник назначается отдельным приказом. Если приказ не издан, обязанность прописывается в трудовом контракте. Без назначения, требование от сотрудника ведение табельного учета, является неправомочным. Для выполнения этой функции администрация предприятия может определить любого работника.

Заполненный документ передается для утверждения директору организации. После подписания руководителем табель направляется в бухгалтерию. При наличии большого количества структурных подразделений, круг лиц, подписывающих ведомость, может быть расширен.

Ведомость учета рабочего времени может заполняться следующими способами:

1. Вручную. Табельщик ежедневно делает соответствующие пометки в установленной форме.
2. Автоматизировано. Информация заносится в специальную программу, а табель распечатывается на конец месяца.

К заполнению табеля нужно отнестись со всей ответственностью, так как это первый документ, который затребует трудовая инспекция при проверке.

При заполнении ведомости необходимо соблюдать следующие правила:

• все изменения относительно личного состава (добавление сотрудника, изменение фамилии и тому подобное) должны сопровождаться приказом;
• документ оформляется в единственном экземпляре;
• если документ заполняется вручную, можно использовать чернила только черного и синего цвета;
• открывается табель не позднее 2-3го числа текущего месяца;
• закрывается табель в последний день отчетного месяца;
• для каждой штатной единицы отводиться отдельная графа. Следует полностью прописывать имя и отчество работника, во избежание путаницы между однофамильцами. Желательно, чтобы в ведомости был прописан табельный номер трудящегося;
• в горизонтальные ячейки напротив фамилий вноситься информация о явках, неявках и отработанных часах;
• каждый столбец табеля равен определенному дню месяца;
• заполнение табеля производится каждый день. Основанием для заполнения ячеек являются приказы, докладные записки и прочая служебная информация;
• при обнаружении ошибки после закрытия табеля необходимо оформить корректировочную форму. Она отражает только внесенные изменения.

Без подписи табельщика и руководителя организации, табель считается недействительным.

Правила расстановки условных обозначений

Сотрудник, занимающийся оформлением табеля, несет большую ответственность. От его компетентности и внимательности зависит конечный результат – ежемесячное вознаграждение работникам предприятия за труд. Если табельщик пропустит чью-то фамилию, перепутает буквенное обозначение или запишет неправильно часы работы, по итогу месяца можно получить конфликтную ситуацию с рабочими.

К заполнению табеля необходимо подходить поэтапно, выполняя следующую пошаговую инструкцию:

До полной проверки документа, чтобы не переписывать его много раз, лучше вносить информацию карандашом , чтобы можно было легко сделать исправления.

Графы учета рабочего времени заполняются с использованием символов. Трудовое законодательство не требует обязательного использования кодировки . Каждый код, проставляется в соответствии с подтверждающими документами.

Очень часто возникает спор, как проставлять время пребывания сотрудника в командировке в период выходных. Часть специалистов утверждает, что весь период обозначается буквой «К» , другие утверждают, что время выходных необходимо обозначить кодировкой «В» .

Оба утверждения имеют право на жизнь. Для того чтобы не было разночтения при обработке данных табельного учета все эти моменты должны быть прописаны в приказе по отделу кадров.

Весь период отсутствия работника в связи с болезнью, при предоставлении больничного отмечается буквой «Б», без обозначения выходных дней. Это же правило распространяется при обозначении отпуска по беременности и родам.

При отметке очередного или дополнительного отпуска в табеле необходимо проставить праздничные и выходные дни.

Если в течение месяца произошло увольнение сотрудника, то после конечной даты его работы проставляются прочерки.

Каждый символ в табеле несет определенный смысл. По итоговым показателям рассчитывается заработная плата, анализируется качество использования рабочего времени, составляются отчеты в органы статистики.

Пример заполненного табеля:

Расшифровка самых распространенных

Для обозначения рабочих событий используется буквенная и цифровая кодировки. Их расшифровку можно найти на титульном листе ведомости формы Т-12. Предприятие самостоятельно выбирает, какая кодировка удобней для использования – буквенная или цифровая.

Не все коды постоянно требуются для заполнения табеля. Но некоторые, наиболее часто используемые, табельщик должен знать наизусть, чтобы избежать ошибок в заполнении граф:

Любые данные должны быть подтверждены первичными документами: больничным листом, приказом на предоставление отпуска или отправку в командировку и подобное.

Расшифровка всех условных обозначений, используемых для заполнения табеля учета рабочего времени:

Редко используемые

Некоторые цифровые или буквенные символы используются крайне редко. Квалифицированный учетчик, должен в них четко ориентироваться и знать, в каких случаях использовать:

Любое обозначение в ведомости несет определенную смысловую нагрузку. Поэтому прежде чем применять то или иной символ необходимо четко понимать его смысл.

Можно ли использовать свои обозначения

Трудовым законодательством не запрещено использовать собственную и цифровую буквенную кодировку . Это положение обозначено в Приказе Министерства финансов РФ от 30.03.2015 года № 52н.

Многие предприятия, с нормированным рабочим днем, используют упрощенный табель, в котором вместо буквенного определения явки, ставится цифра «8». Это указывает на то, что сотрудник отработал полный день.

Присутствие сотрудника на месте можно обозначит буквой «Ф», что будет обозначать фактическую явку. Очередной отпуск можно обозначить «ОО», а дополнительный «ДО». Главное, что каждое нововведение должно быть закреплено приказом об учетной политике.

Ведение табельного учета – это обязательная норма закона для каждого предприятия . Организация может самостоятельно разработать наиболее удобную для себя форму и ввести любую буквенную кодировку, а может использовать унифицированные формы, разработанные Госкомстатом. Эти формы прошли проверку временем и зарекомендовали себя с лучшей стороны.

В данном видео вы найдете полезную информацию правилах ведения и заполнения табеля учета рабочего времени.

Рабочее время и его учет — это важные составляющие любой организации, позволяющие контролировать деятельность компании и дисциплинировать сотрудников. Для того чтобы упростить эту процедуру, была разработана специальная форма — табель учета рабочего времени. Он существует как в бумажном, так и в электронном варианте. И у каждого из видов есть свои нюансы в заполнении.

Кто заполняет табель

Каждая организация назначает ответственного за ведение табеля учета рабочего времени, ориентируясь на специфику деятельности и количество персонала. Если организация небольшая и вся работа проводится в офисе, то табелирует сотрудников инспектор по кадрам, бухгалтер или другое уполномоченное лицо.

В том случае, когда у предприятия есть несколько объектов, намного проще табелировать сотрудников непосредственно на местах их работы. В таком случае эта обязанность возлагается на мастера или начальника подразделения отдельным приказом или прописывается в трудовом договоре.

Алгоритм работы с табелем

В первую очередь необходимо знать о том, что на каждом предприятии в обязательном порядке должен быть обычный (то есть в бумажном варианте) табель учета рабочего времени. Бланк можно либо самостоятельно распечатать, либо заказать в типографии.

Существуют две утвержденные формы: Т-12 и Т-13. Их отличие в том, что в первой не только учитывается рабочее время, но и есть графы для расчета ежемесячной Заполняются они по одной схеме, а именно каждый месяц первого числа открывают новый табель. В нем необходимо заполнить графы:

• Название компании (по порядковый номер и дата заполнения.
• Период, на который открывается табель.
• Порядковые номера персонала и их данные из личных карточек.

Остальные данные вносятся в течение месяца, а заполнение той части, которая относится к заработной плате, остается за работником бухгалтерии.

Для более быстрого и удобного заполнения табеля была разработана и утверждена система обозначений. Они отражают и прочие нюансы. Предусмотрено 36 обозначений. Но порой и этого количества недостаточно для того, чтобы точно отобразить всю информацию о сотруднике.

В таблице рассмотрены чаще всего используемые условные обозначения в табеле учета рабочего времени. Более подробное описание и полный перечень обычно располагаются на первом листе бланка. Это позволяет легче ориентироваться в обозначениях и определить, в какой ситуации что ставить в ячейку.

Обычное заполнение бланка

Заполнение табеля — работа кропотливая, требующая внимания. Выполнять ее можно, используя, например, метод сплошных явок и неявок.

В этом случае в каждую графу вносятся данные. Символами отмечается как присутствие сотрудников на так и их отсутствие с указанием причин. Также указывается и количество часов, проведенное на месте работы.

В самом табеле это будет выглядеть так: в выходной день ставите букву "В", под ней 0, в рабочий день соответственно "Я" и количество часов, например 8. Аналогично выходным дням отмечаются различные причины неявок на работу, начиная с командировок и заканчивая отсутствием по неясным причинам.

Расчет табеля учета рабочего времени в этом случае проводить немного проще, потому что все необходимые цифры и обозначения находятся перед глазами. Особенно это относится к специалистам с маленьким опытом работы — так у них будет меньше шансов запутаться и допустить ошибку.

Заполняем табель учета рабочего времени с умом

Существует также метод регистрации отклонений. Он применяется, когда рабочий день имеет одинаковую продолжительность на протяжении всего периода. В этом случае отмечаются только нестандартные ситуации, то есть неявки, командировки и т. п. При использовании такого метода затрачивается намного меньше времени, а итоговый результат получается одинаковым в обоих случаях.

На листе это выглядит следующим образом: в верхней строчке проставляются сведения об отсутствии сотрудника на рабочем месте - В, К, ОТ, НН, ПР, Б и другие. Нижняя строчка остается пустой. Ведь при окончательном подсчете отработанного времени нули значения не имеют, а при одинаковой длительности рабочего дня остается только выполнить простейшие действия: посчитать количество пустых клеток в верхней строке (это явки) и умножить на количество часов.

Этот метод более удобен для опытных кадровиков и бухгалтеров. Также он хорошо подходит для небольших организаций, где численность персонала маленькая. Если ваше руководство не знает о более простой системе учета рабочего времени, то самое время предложить это им.

Ведение табеля учета рабочего времени на компьютере

Помимо бумажной версии, существует и несколько электронных. Как говорилось выше, табели в обязательном порядке должны дублироваться. Это нужно для того, чтобы данные о работе сотрудников не были утеряны и подтверждалась их достоверность (ведь не везде есть возможность использования компьютера).

Одним из более доступных вариантов является созданный в офисных программах табель учета рабочего времени. Excel подходит для этих целей как нельзя лучше. Электронные таблицы позволяют создать любой вид и размер документа. Также благодаря возможности задания формул намного упрощается подведение итогов и подсчет промежуточных данных.

Использование специального программного обеспечения

При недостаточных навыках работы с электронными таблицами работником или руководством может быть подобрана другая подобная программа. Табель учета рабочего времени в таком случае будет иметь вид, схожий с бумажным вариантом. Это поможет сократить время работы с документом.

При этом стоит также учитывать, что каждая программа предполагает использование лицензионных версий. У разных поставщиков они, естественно, имеют свою стоимость. Например, программа «Табель учета рабочего времени» обойдется пользователям от 1000 руб. и выше — в зависимости от численности персонала.

Еще одним плюсом таких утилит является то, что можно не заполнять бумажный табель учета рабочего времени. Бланк со всем отметками легко распечатать в любой необходимый момент. Эта функция есть наверняка в каждой подобной программе.

О хранении документов

Для чего используется табель? Это основание для бухгалтерии для в том или ином размере, а также основное доказательство того, что сотрудник находился на месте работы и выполнял свои обязанности. Без сомнения, этот документ очень важен для каждой организации.

Тогда сколько хранится эта форма? Табель учета рабочего времени необходимо хранить на протяжении года. Это установлено законодательно, а такие нормы необходимо соблюдать.

При утере уже закрытого табеля не стоит поднимать панику. Его всегда можно восстановить по другим документам. Для этого используются объяснительные, больничные листы, информация о командировках, график отпусков и др. Все, что подтверждает и объясняет отсутствие человека на его рабочем месте, можно применить для восстановления данных.

Кому может понадобиться табель?

Этот документ часто требуется при различных проверках. Например, налоговая служба проверяет его наличие в организации и правильность заполнения.

Отсутствие табеля даже в самой маленькой фирме может стать поводом для достаточно большого штрафа. То же самое происходит и при допущении ошибок в заполнении бланков. Это касается как расчетов, так и неправильного употребления условных обозначений.

Наличие табелей обязательно. Они нужны как для самой компании (бухгалтерский учет, дисциплинирование сотрудников), так и для проверяющих организаций. А самое главное — правильно применять условные обозначения в табеле учета рабочего времени. Тогда можно избежать ряда проблем с сотрудниками и контролирующими органами.

Для правильного начисления заработной платы необходимо вести точный учет количества отработанного сотрудниками времени. Для этого организации пользуются специальным табелем учета рабочего времени. Но многие работодатели, особенно в небольших организациях, пренебрегают данным документом, что является нарушением трудового законодательства и может повлечь наложение штрафа контролирующими органами. В статье расскажем, какое время понимается под рабочим, кому поручить ведение табеля учета рабочего времени, можно ли вести данный документ в электронном виде и как правильно его заполнять.

Какое время называют рабочим?

Понятие рабочего времени раскрывается в ст. 91 ТК РФ — это время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ относятся к рабочему времени. Той же статьей предусмотрена обязанность работодателя по ведению учета времени, фактически отработанного каждым сотрудником.

Назовем некоторые иные периоды, которые могут включаться в рабочее время:

— перерывы для обогрева и отдыха (предоставляются сотрудникам, работающим в холодное время года на открытом воздухе или в закрытых необогреваемых помещениях, а также грузчикам, занятым на погрузочно-разгрузочных работах, и другим работникам на основании ст. 109 ТК РФ);

— перерывы для кормления ребенка (предоставляются работающим женщинам, имеющим детей в возрасте до полутора лет, оплачиваются в размере среднего заработка в силу ст. 258 ТК РФ);

— периоды простоя по вине работодателя и по причинам, не зависящим от работодателя и работника (временная приостановка работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера, которая оплачивается в размере не менее 2/3 тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя (ст. 157 ТК РФ)).

Максимальный предел длительности рабочего времени устанавливается законодательством. Так, в силу ч. 2 ст. 91 ТК РФ нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 ч в неделю. Такое ограничение обеспечивает охрану здоровья работника от чрезмерного переутомления и сохранение его профессиональной трудоспособности.

Кроме нормальной продолжительности рабочего времени Трудовым кодексом предусмотрены:

— сокращенная продолжительность рабочего времени (устанавливается для конкретных категорий персонала, указанных в ст. 92 ТК РФ);

— неполное рабочее время (может устанавливаться по соглашению между работником и работодателем как при приеме на работу, так и во время ее (ст. 93 ТК РФ). Различают неполный рабочий день, смену или неделю).

Обратите внимание! Если работодатель привлекал конкретного работника к выполнению работ за пределами продолжительности рабочего времени, установленного для него, это является сверхурочной работой, должно учитываться и оплачиваться соответствующе.

Статьей 94 ТК РФ регламентируется продолжительность рабочей смены: для разных категорий работников она колеблется от 2,5 до 8 ч. Сделано исключение для творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле — и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников. Для них продолжительность рабочей смены может устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором.

Продолжительность рабочего дня или смены, непосредственно предшествующих нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час (ст. 95 ТК РФ).

Табель учета рабочего времени: кто заполняет?

Итак, рабочее время каждого работника необходимо учитывать. Для этого Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утверждены формы табеля учета рабочего времени — Т-12 и Т-13. Эти формы применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) не отработанного каждым работником организации, контроля за соблюдением установленного режима рабочего времени, получения данных об отработанном времени для расчета оплаты труда и составления статистической отчетности по труду.

Примечание. Именно табель учета рабочего времени, заполненный кадровиком или иным уполномоченным лицом и переданный в бухгалтерию, является основанием для начисления заработной платы сотрудникам организации.

Как вы заметили, Госкомстат предложил две унифицированных формы табеля учета рабочего времени. По какой из них осуществлять учет? Если в вашей организации ведется автоматизированный учет рабочего времени (пропускная система входа-выхода по пластиковым карточкам), лучше применять форму Т-13 «Табель учета рабочего времени» (хотя при таком учете можно вести и разд. 1 «Учет рабочего времени» формы Т-12 в качестве самостоятельного документа). Если в организации предусмотрено ведение учета рабочего времени вручную, нужно вести табель по форме Т-12.

Для ведения табеля учета рабочего времени в организации назначается ответственное лицо. Как правило, это бухгалтер по расчету заработной платы либо кадровик. Если в организации несколько структурных подразделений, и один работник не в состоянии вести учет, можно назначить ответственных лиц в каждом структурном подразделении. После сдачи табелей структурными подразделениями данные будут сводиться в один документ и передаваться в бухгалтерию. В любом случае, если в должностной инструкции обязанность по ведению табеля не закреплена, необходимо издать приказ.

Правила заполнения табеля учета рабочего времени

Многие достаточно формально относятся к заполнению табеля учета рабочего времени, однако здесь есть свои нюансы.

Прежде всего, каждому работнику, принятому на постоянную, временную или сезонную работу, присваивается табельный номер, который приводится во всех документах по учету труда и заработной платы. И здесь возникает первый вопрос. Как быть с совместителями? Работник один, а табельных номеров два? Да, так и получается. Поскольку на совместителя оформляются стандартные документы по приему на работу (трудовой договор, приказ, личная карточка и т. п.) и совместитель — это отдельная штатная единица, у него будет два табельных номера и по каждому из них отдельно будет вестись учет рабочего времени.

По завершении календарного месяца табели, составленные ответственными лицами, передаются начальнику отдела кадров или иному уполномоченному на ведение кадрового делопроизводства лицу, который сверяет данные табеля с данными, имеющимися в отделе кадров. Например, кадровик проверяет дни, когда работник находился в ежегодном оплачиваемом или ином отпуске или командировке, исправляет дни неявок по невыясненным причинам при предоставлении документов, подтверждающих уважительность причин отсутствия (например, работник представил листок нетрудоспособности), либо при отсутствии таковых проставляет прогулы.

Если в организации было произведено увольнение, такого работника исключают из табеля в следующем за увольнением календарном месяце. Если же приняты новые сотрудники, они включаются в табель за тот месяц, в котором оформлен прием на работу.

Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).

Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено:

— в форме Т-12 (графы 4, 6) — две строки;

— в форме Т-13 (графа 4) — четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).

В формах Т-12 и Т-13 (в графах 4, 6) в верхней строке ставятся условные обозначения (коды) затрат рабочего времени, а в нижней записывается продолжительность отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.

При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных. Это позволяет сделать Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный Постановлением Госкомстата РФ от 24.03.1999 N 20.

При заполнении граф 5 и 7 табеля по форме Т-12 в верхних строках проставляется количество отработанных дней, в нижних строках — количество часов, отработанных каждым работником за учетный период.

Затраты рабочего времени могут учитываться:

— методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;

— путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т. п.).

При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (ежегодный отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, периоды выполнения государственных или общественных обязанностей и т. д.), в табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а нижние строки остаются пустыми. Приведем в таблице условные обозначения.

В большинстве случаев организации заполняют табель учета буквенными обозначениями. Хотя данные обозначения приведены только в форме Т-12, ими нужно пользоваться и при заполнении формы Т-13.

При составлении табеля по форме Т-12 в разд. 2 «Расчеты с персоналом по оплате труда» на один для всех работников вид оплаты и корреспондирующий счет заполняются графы 18-22, при расчете разных по каждому работнику видов оплаты и корреспондирующих счетов — графы 18-34.

При составлении табеля по форме Т-13 необходимо учитывать следующее. При записи учетных данных для начисления заработной платы:

— только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в табель, — заполняются реквизиты «Код вида оплаты», «Корреспондирующий счет» над таблицей с графами 7-9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8;

— по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов — заполняются графы 7-9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество более четырех.

Частые вопросы по заполнению табеля

Когда нужно вносить отметки в табель? Полагаем, что отметки должны вноситься ежедневно. Однако не все организации на практике следуют данному правилу и проставляют рабочие дни «по умолчанию». В результате могут возникнуть ситуации, когда:

— не получится привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение трудовой дисциплины (например, работник совершил прогул в первых числах месяца, в табеле его не зафиксировали, а в конце месяца, сдавая табель, решили «пожурить» — нельзя ни уволить «прогульщика», ни даже наложить дисциплинарное взыскание, так как пока работодатель будет соблюдать сроки, предусмотренные ст. 193 ТК РФ, выйдут сроки применения мер дисциплинарной ответственности);

— придется корректировать табель и делать перерасчет заработной платы (например, когда работнику за весь месяц проставляются рабочие дни, информация об отклонениях табельщику не поступала, табель сдан, по нему начислена и выплачена зарплата. Но в первых числах следующего месяца работница принесла больничный лист, из которого ясно, что три дня временной нетрудоспособности приходились на закрытый период).

Чтобы избежать подобных ситуаций, необходимо организовать незамедлительное поступление информации о любых отклонениях от графика работы — в тот же день, хоть по телефону, хоть по факсу или электронной почте.

Примечание. При определении размера аванса, соблюдая требования ст. 136 ТК РФ, следует учитывать фактически отработанное работником время или работу (Письмо Роструда от 08.09.2006 N 1557-6).

Сколько раз в месяц заполнять табель учета рабочего времени? Зарплата начисляется и выплачивается два раза в месяц, означает ли это, что табель нужно сдавать с той же периодичностью? Действительно, по нормам ст. 136 ТК РФ заработная плата должна выплачиваться не реже двух раз в месяц. Но в большинстве случаев начисление зарплаты производится один раз, а вторую выплату организации проводят в виде фиксированной выплаты, так называемого аванса. А для начисления последнего бухгалтерия, как правило, не требует предоставлять табель.

Конечно, к такому порядку не будет придираться ни трудинспекция, ни налоговая, но если следовать букве закона, табель необходимо сдавать два раза в месяц.

Как фиксировать в табеле время вахты, если она длится 15 дней по 11 ч? Для учета продолжительности работы вахтовым методом в таблице условных обозначений табеля установлен буквенный код «ВМ» и цифровой код «05». Поскольку дни междувахтового отдыха предоставляются работнику помимо выходных дней (еженедельного непрерывного отдыха) и оплачиваются в размере дневной ставки (ч. 3 ст. 301 ТК РФ), их следует отмечать в табеле как дополнительные выходные дни (оплачиваемые) буквенным кодом «ОВ» или цифровым кодом «27». Указания по заполнению табеля предусматривают, что при отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (ежегодный отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, периоды выполнения государственных или общественных обязанностей и т. д.), в графах 4 и 6 проставляются только коды условных обозначений. Нижние строки граф остаются пустыми. В дни междувахтового отдыха сотрудники не работают, поэтому в графы 5 и 6 (формы Т-13) эти дни не вносятся.

Как отразить в табеле продолжительность рабочей смены при переходе с летнего времени на зимнее и наоборот? В таком случае в табеле необходимо проставлять фактически отработанное время. Например, если продолжительность ночной смены у работника составляет 7 ч, а в ночь перехода на летнее время графиком предусмотрено 6 ч, в табеле учета рабочего времени также нужно отразить 6 ч работы в ночное время. Соответственно, при переходе на зимнее время дополнительный час работы также нужно отразить в табеле, то есть если продолжительность ночной смены у работника составляет 7 ч, а в ночь перехода на зимнее время графиком предусмотрено 8 ч, в табеле учета рабочего времени нужно отразить именно 8 ч работы. При этом не забудьте сделать доплату за работу в ночное время, ведь на него приходится дополнительный час работы.

Нужно ли отражать неполные часы, отработанные работником? Если продолжительность рабочего времени составляет целые часы, то минуты можно не указывать, проставляя только количество часов, например, 6 или 8. Если же продолжительность рабочего дня составляет часы с минутами, нужно указывать и полные, и неполные рабочие часы. В табеле рабочий день продолжительностью 8 ч 12 мин в табеле может быть отмечен и «8.12» (8 ч 12 мин), и «8,2» (8 и две десятых часа). Довольно часто работодатели за счет сокращения времени обеденного перерыва сокращают продолжительность работы в пятницу. В таком случае в табеле необходимо проставлять с понедельника по четверг «8.15», а в пятницу «7».

Нужно ли вести табель, если учет рабочего времени осуществляется с помощью турникетов со специальной программой? Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.), машина проставить их не сможет.

Кроме этого, формы табеля содержат реквизит «Личная подпись», значит, вести их в электронном виде неправомерно.

Поэтому применение электронной системы учета рабочего времени не освобождает организацию от обязанности вести табель учета.

НО 34 Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без сохранения заработной платы НБ 35 Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы НЗ 36 Обозначение дней до вступления в должность или после освобождения с нее (увольнения, переводы и т.п.) Х 37 Открыть в формате Word временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях предусмотренных законодательством образец заполнения табеля учета рабочего времени обозначение отпуска в табеле образец табеля учета рабочего времени Вид документа:

• Методическое пособие

Ключевые слова:

• табельный учет
• табель учета рабочего времени

• Кадровое делопроизводство и Трудовое право

Обозначения и коды в табеле учета рабочего времени

Внимание

Табель – это документ, содержаний сведения об отработанных днях каждым сотрудником, пропусках работы по уважительным и неуважительным причинам. Его можно вести разными способами. Информация о нахождении или отсутствии работников фиксируется ежедневно. Все факты отсутствия, неявок, опозданий обязательно вносятся в табель.

• трудовая дисциплина;
• нормативная длительность рабочей недели;
• продолжительность сверхурочных работ;
• труд в выходные дни.

Трудовой кодекс устанавливает пятидневную рабочую неделю с продолжительностью в 40 часов и шестидневную – с продолжительностью в 36 часов. Во время работы данные нормы могут нарушаться.

Онлайн журнал для бухгалтера

Т-12) Образец заполнения формы Т-12: Расшифровка условных обозначений в табеле учета рабочего времени в 2018 году На практике зачастую допускаются ошибки при составлении документа. Обычно их причиной становится неправильная расстановка условных кодов. могут применяться как буквенные, так и цифровые.
Каких-либо инструкций по их выбору нет. Поэтому каждая фирма самостоятельно выбирает вид шифровки в зависимости от удобства для нее. Табель учета рабочего времени (бланк Т-13) Образец заполнения табеля учета рабочего времени (форма Т-13) Во избежание подобных ошибок стоит использовать краткие рекомендации по заполнению документа в 2018 году: Цифровые коды Буквенное обозначение Расшифровка Рекомендации по применению 01 Я Рабочие часы Для отметки дневных и вечерних часов можно использовать сведения пропускного пункта.

Страница не найдена

ОД Дополнительный оплачиваемый отдых Отпуск гарантирован трудовым кодексом, локальными актами или соглашениями. С изданным приказом отпускник знакомится под роспись. 11 У Учебный отпуск с сохранением зарплаты Дается для повышения сотрудником своей квалификации с пропуском работы во время учебы. Основанием является приказ руководителя, направление на дополнительное обучение и т.д.
12 УВ Укороченное время труда Используется сотрудниками, совмещающими работу с учебой без отрыва от производственных функций. Допускается частичное сохранение заработка. 13 УД Отпуск для учебы без сохранения зарплаты Работником подается заявка на отпуск, на основе которой издается приказ, подписываемый в дальнейшем сотрудником. 14 Р Отпуск в связи с беременностью и родами. 15 ОЖ Отпуск для ухода за ребенком (оплачиваемый частично). 16 ДО Отдых без сохранения зарплаты по разрешению работодателя (отгул).

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени

Как правильно вести учет рабочего времени, если предприятие небольшое и режим работы пятидневка? Единого подхода к ведению учета не существует, можно вести сплошной (регистрировать все факты), а можно только учет отклонений (временная нетрудоспособность, отсутствия по невыясненным причинам и т. д.). Основной критерий - это корректность фиксации фактически отработанного времени на бумажном носителе, так как этот документ является первичным для расчета оплаты труда. В повседневной работе первый вариант более удобен при суммированном учете трудовых периодов, второй вариант предпочтительнее, когда продолжительность рабочего времени неизменна, как в случае с пятидневкой.

Табель учета рабочего времени: расшифровка сокращений

У 16 9 Сокращенное время работы для учащихся УВ 17 10 Дополнительный учебный отпуск без сохранения оплаты труда УД 18 11 Отпуск по беременности и родам р 19 12 Отпуск по уходу за ребенком (с частичной оплатой) оч 20 13 Отпуск по уходу за ребенком (неоплачиваемый) ож 21 14 Неоплачиваемый отпуск до 22 15 Неоплачиваемый отпуск по причинам, установленным законом ОЗ 24 16 Больничный Б 25 17 Неоплачиваемая нетрудоспособность т 26 18 Часы сокращения работы лч 27 19 Простои (по причинам, не связанным с работником) вп 28 20 Неявка по причинам, установленным законом (с сохранением оплаты труда) г 29 21 Прогулы без уважительной причины ПР 31 22 Неотработанные часы (если работодатель установил неполный рабочий день) НС 32 23 Выходные дни в 33 24 Забастовки ЗБ 34 25 Неявки по неясным причинам НН 35 В таблице рассмотрены чаще всего используемые условные обозначения в табеле учета рабочего времени.

Буквенные обозначения в табеле

Инфо

Ведь при окончательном подсчете отработанного времени нули значения не имеют, а при одинаковой длительности рабочего дня остается только выполнить простейшие действия: посчитать количество пустых клеток в верхней строке (это явки) и умножить на количество часов. Этот метод более удобен для опытных кадровиков и бухгалтеров. Также он хорошо подходит для небольших организаций, где численность персонала маленькая.

Это нужно для того, чтобы данные о работе сотрудников не были утеряны и подтверждалась их достоверность (ведь не везде есть возможность использования компьютера).

Обозначения в табеле учета рабочего времени

В соответствие с частью 3 статьи 91 Трудового Кодекса РФ, бюджетная организация обязана вести учет времени труда в табеле. Это обязательный документ, на основании которого происходит начисление заработной платы. Условные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2018 году Коды в документе по учету продолжительности труда сотрудников необходимы для корректного заполнения бумаги.

Для этого приняты буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени, они указаны в методических рекомендациях к Приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н. Например, для планового отпуска в табеле обозначение - «О». Итак, изучим табель учета рабочего времени: обозначения букв, которые используются для заполнения, а также их расшифровка для удобства приведены в таблице.

Обозначения в табеле учета рабочего времени

Аналогичная сплошная регистрация производится при нахождении работников в отпуске по беременности и родам (Р), в отпуске по уходу за ребенком по достижению им возраста трех лет (ОЖ) и неоплачиваемом отпуске (ДО). 4. Каким образом обозначаются выходные дни в отпуске? Если при нахождении работника в ежегодном основном оплачиваем отпуске (ОТ) или в ежегодном дополнительном оплачиваемом отпуске (ОД) на период его отдыха выпадает выходной праздничный день, в табеле код ОТ или ОД подлежит замене на В (выходные дни и нерабочие праздничные дни), потому что, в соответствии со статьей 120 ТК РФ, нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются. 5.

Обозначения в табеле учета рабочего времени 2015

Б», цифровой (19);

• временная нетрудоспособность без назначения пособия: буквенный код «Т», цифровой (20);
• прогул: буквенный код «ПР», цифровой (24);
• выходные и нерабочие праздничные дни: буквенный код, цифровой «В» (26);
• неявки по невыясненным причинам (до момента выяснения обстоятельств): буквенный код «НН», цифровой (30);
• прогул: ПР (24);
• выходной или нерабочий праздничный день: В (26);
• время простоя по вине работника: ВП (33);
• невыход на работу в связи с исполнением государственных или общественных обязанностей: Г (23);
• дополнительный оплачиваемый отпуск в связи с обучением: У (11);
• повышение квалификации с отрывом от работы: ПК (07).

Пометки в табель вносит лицо, ответственное за ведение первичного документа учета рабочего времени.

Обозначения в табеле учета рабочего времени беларусь

Важно

Кто должен вести учет рабочего времени и кто должен за это отвечать? Если организация небольшая, табельный учет может вести один человек. Если структура предприятия значительная, целесообразно в каждом подразделении назначить ответственное лицо. Все ответственные лица, вне зависимости от их количества, назначаются приказами по основной деятельности во избежание различного рода недоразумений.

Обозначения в табеле учета рабочего времени украина

Более подробное описание и полный перечень обычно располагаются на первом листе бланка. Это позволяет легче ориентироваться в обозначениях и определить, в какой ситуации что ставить в ячейку. Обычное заполнение бланка Заполнение табеля - работа кропотливая, требующая внимания.
Выполнять ее можно, используя, например, метод сплошных явок и неявок. В этом случае в каждую графу вносятся данные. Символами отмечается как присутствие сотрудников на рабочем месте, так и их отсутствие с указанием причин. Также указывается и количество часов, проведенное на месте работы. В самом табеле это будет выглядеть так: в выходной день ставите букву «В», под ней 0, в рабочий день соответственно «Я» и количество часов, например 8. Аналогично выходным дням отмечаются различные причины неявок на работу, начиная с командировок и заканчивая отсутствием по неясным причинам.