Процедура принятия работника на работу. Прохождение собеседования, конкурса. Личная карточка, трудовая книжка и иные документы

23.03.2012, 15:26

Предлагаю вашему вниманию пошаговую процедуру оформления работника на работу. Схема выполнена в программе Xmind Pro и отражает общий порядок оформления на работу . Также представлен текстовый вариант алгоритма (под схемой).

Обращаю внимание, что в некоторых случаях при трудоустройстве работника приходится отступать от общего алгоритма оформления – алгоритм либо упрощается, либо расширяется. Об особенностях оформления различных категорий сотрудников мной будут подготовлены отдельные материалы и схемы.

Текстовый вариант алгоритма

1. Подготовительные мероприятия

• Получение документов, необходимых для оформления на работу
• Направление на предварительный медицинский осмотр (если необходимо)

2. Получаем

1. Ознакомливаем работника с локальными нормативными актами и коллективным договором (при его наличии) – под роспись в Журнале ознакомления с ЛНА

3. Заключаем трудовой договор

4. Заключаем договор о полной материальной ответственности

• Заполнение шаблона договора
• Подписание договора работодателем и работником
• Регистрация договора в Журнале регистрации договоров о материальной ответственности
• Вручение одного экземпляра трудового договора работнику

5. Готовим приказ о приеме на работу

• Составляется по унифицированным формам Т-1 и Т-1а
• Подписание приказа у руководителя
• Регистрация приказа в Журнале регистрации приказов
• Ознакомление работника с приказом под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы

6. Вносим записи в трудовую книжку

7. Вносим сведения в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

8. Оформляем личную карточку

9. Направляем обязательную информацию

• По последнему месту службы – в отношении граждан, которые за последние два года, предшествующие трудоустройству, замещали должности государственной или муниципальной службы – в десятидневный срок с даты заключения трудового договора
• В военные комиссариаты и (или) органы местного самоуправления – в отношении граждан, подлежащих воинскому учету

Сложные отношения между сотрудниками и работодателями требуют специальных норм и регулирования. Процесс приема на работу в Трудовом кодексе (далее в статье – Кодекс) подробно регламентирован. Его точное соблюдение позволит в короткие сроки документально зафиксировать нового сотрудника. На большинстве предприятий оформлением работников занимается отдел кадров. Его отлаженная деятельность способствует ускоренной адаптации сотрудников на новом месте для выполнения своих обязанностей.

Основные этапы оформления работников

Процесс трудоустройства многими воспринимается как непрерывный акт. Но это ошибочное мнение. Он проходит через восемь этапов. На каждом из них сотрудник подвергается тщательной проверке на соответствие предоставленных данных реальным. Рассмотрим каждый из них подробно.

1. Подготовительный этап

От него зависит решение работодателя о возможности дальнейшего рассмотрения конкретного лица, как кандидата на вакантную должность. В первую очередь нужно установить имеются ли у него какие-либо ограничения для выполнения трудовых обязанностей. Проверяется, попадает ли сотрудник под категории граждан, для которых законом предполагается запрет на выполнения определенных видов деятельности (ст. 351 Кодекса). Для оформления на работу в отделе кадров запрашивают следующие документы:

• удостоверение, паспорт или другие документы для идентификации личности;
• свидетельство о пенсионном страховании;
• дипломы, аттестаты и сертификаты, подтверждающие квалификацию необходимую работнику для выполнения функциональных обязанностей со специальными знаниями и требуемым уровнем подготовки;
• трудовую книжку, если работник имеет трудовой стаж и устройство на работу не является совместительством;
• соответствующие документы для военнообязанных о постановке на воинский учет;
• уведомления, справки и другие формы, подтверждающие отсутствие судимости, приводов и фактов преследования по уголовным статьям российского законодательства, в случае если данная информация требуется для поступления на работу и является запрещающим основанием для лиц, которые имеют в послужном списке данные факты. Все категории работ с особыми требованиями перечислены в законах федерального уровня и кодексе.

В перечень документов требуемых при устройстве могут вноситься изменения. Работодатель не вправе самовольно решать, какую информацию требовать от соискателя. Это должно производиться в соответствии с принимаемыми нормативными актами и другими государственными законодательными документами. В них содержатся перечни необходимых бумаг для каждой категории граждан. Трудовым кодексом при приеме на работу устанавливается необходимость проведения медицинского обследования. Основанием для этого служит ст. 69 Кодекса.

При оформлении сотрудника закон не ставит в обязанность работодателю требовать заявление о приеме. Оно может быть предоставлено по желанию кандидата. В некоторых случаях в компаниях просят предоставить заявление для удобства ведения внутреннего документооборота. Иначе дела обстоят в государственных и муниципальных образованиях. Закон устанавливает подачу заявления о приеме в обязательном порядке (сама процедура регламентируется специальными подзаконными актами).

1. Информирование

В обязанности работодателя входит информирование сотрудника. Под этим понимается ознакомление последнего с правилами, которые регулируют трудовую деятельность предприятия, с функциональными обязанностями на рабочем месте, коллективным договором и другими документами связанные с организацией трудового процесса. Как гласит статья 68 Кодекса (часть 3) сотрудник должен поставить свою подпись в специальном акте после проведенного инструктажа. Законом не установлены правила проведения ознакомления работника с регламентирующими деятельность предприятия документами. Принято придерживаться установившихся правил для проведения таких действий (компания выбирает наиболее приемлемый вариант):

• оформление журнала инструктажа. В нем должны быть указаны дата проведения и тема ознакомления, перечислены все локальные документы, определяющие трудовой процесс предприятия и функциональные обязанности на рабочем месте;
• информационные листы. В них сотрудники расписываются и тем самым подтверждают факт ознакомления со всеми документами и должностными инструкциями;
• внесение специального пункта в договор – об ознакомлении с перечнем актов и местом для подписи сотрудника.

1. Оформление договора

Сразу после приема на работу, но не позднее трех дней после того, как он приступил к осуществлению своих функциональных обязанностей. Его оформление должно производиться в двух экземплярах с росписями работодателя и сотрудника. Договор может быть согласован с другими инстанциями, от решения которых зависит его подписание, даже если они и не являются прямыми работодателями. Об этом информирует статья 67 Кодекса. Правила оформления содержатся в статье 57 Кодекса.

Стоит обратить внимание на важность подписания договора о материальной ответственности работника одновременно с заключением договора о трудоустройстве. Порядок и сроки заключения его не регламентируются. Законом запрещается требовать подписания договора от уже принятых на работу сотрудников. Для правильного оформления следует ознакомиться со статьей 244 Кодекса, где указаны категории лиц, с которыми должен заключаться договор о полной материальной ответственности. Приказ №85 Минтруда РФ от 31.12.2002 поможет определить, есть ли на предприятии должности, которые предполагают обязательное составление указанных бумаг.

1. Получение сотрудником второго экземпляра договора

Договор составляется в двух экземплярах. Подписи работодателя и сотрудника обязательны. Они являются гарантией указанных в договорах прав и обязанностей. Данный факт регламентируется статьей 67 Кодекса.

1. Работодателем

Выпуск приказа производится на основании и в строгом соответствии с подписанным договором. Его регистрация проходит в порядке, установленном на предприятии. Приказ фиксируют в журнале или других, предусмотренных в данном случае документах, для учета приказов и распоряжений.

1. Информирование работника о приказе

Информирование сотрудника об издании приказа, происходит не позднее трех дней после того, как работник приступил к своим обязанностям. Факт ознакомления с выпущенным документом следует подтвердить подписью сотрудника в журналах учета, предусмотренных для подобных процедур. Соблюдение порядка учета необходимой документации ложится на плечи работодателя (статья 68 Кодекса).

1. Оформление трудовой книжки и внесение в нее соответствующей записи о новом месте работы

Ведение трудовых книжек прямая обязанность работодателя, прописанная в статье 66 Кодекса. Ее заполнение должно происходить в строгом соответствии с соответствующими законодательными актами. Формат самих книжек определяется уполномоченными для этого органами. Записи о начале трудовой деятельности на предприятии нужно сделать в обязательном порядке, если сотрудник выполняет свои обязанности больше пяти дней. В случае отсутствия по каким- либо причинам трудовой книжки, работодатель обязан ее оформить. Для осуществления контроля на предприятиях различных форм собственности и правовой ответственности заводится журнал учета. В него вносятся все данные прихода, расхода и оформления кадровой службой предприятия новых трудовых книжек.

1. Личная карточка сотрудника

Правилами ведения личных дел устанавливается порядок внесения записей в личную карточку после изменений, появившихся в трудовой. Каждый работник обязан расписаться в своей карточке после ознакомления с появившейся новой записью. Он также проверяет соответствие информации в своей карточке с записями, внесенными в трудовую. Сведения должны полностью совпадать.

Дополнительные обязанности руководителей при оформлении сотрудника на работу

В настоящее время ТК РФ при приеме на работу не обязывает работодателя заводить личные дела на своих сотрудников. Исключение составляют служащие государственных и муниципальных образований. Для них установлен обязательный порядок ведения личных дел. Компании вправе выбирать: вводить им дополнительную документацию или нет. Главное, не нарушать установленные федеральными законами положения о хранении персональных данных и соблюдать правила оформления.

В обязанности руководителей входит информирование военкоматов или местных властей о лицах, на которых распространяется обязанность воинского учета. Оповещение данных органов производится в двухнедельный срок после принятия военнообязанных на работу. Строго ограничено время, требуемое для ответа на запросы, которые касаются лиц, обязанных встать на воинский учет. Оно равно двум неделям.

Трудоустройство бывшего государственного служащего

Прием бывшего госслужащего на работу строго регламентируется. Как указано в статье 64.1, при оформлении трудового договора с данными лицами, руководитель предприятия, обязан сообщить о факте подписания договора нанимателю госслужащего по последнему месту работы в госорганах. Закон устанавливает для этого десятидневный срок после подписания бумаг. Обязательное уведомление о новых местах работы бывших госслужащих должно производиться в течение двух лет после увольнения со службы.

Каждый руководитель должен осознавать важность организации строгого учета, движения и хранения документов на своем предприятии. В этом вопросе не бывает мелочей. Рассмотренные этапы оформления документов являются стандартной процедурой при приеме большинства сотрудников на работу. Если предприятие с маленьким количеством работников, то создание отдела кадров нецелесообразно. Для больших компаний – это единственный выход ведения правильного учета.

Свой выбор обязательно закрепите в приказе к учетной политике . Такой порядок следует из статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.

Унифицированные формы приказов о приеме на работу утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. При приеме одного человека составляют приказ по форме № Т-1 . Если организация одновременно примет на работу несколько человек, то удобнее сделать приказ по списочной форме № Т-1а .

Ознакомить сотрудника с приказом о его приеме на работу нужно в трехдневный срок с момента, когда он фактически приступил к работе. Приказ доводится до его сведения под подпись.

Ситуация: что нужно написать в графе «Принять на работу по...» приказа по форме № Т-1, если сотрудник принят на работу на неопределенный срок?

Данную графу при таких условиях заполнять не нужно.

Такое правило закреплено в разделе 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Писать «неопределенный срок», «не определено», «не установлено» и т. п. не надо. Допустимо поставить прочерк.

Ситуация: что нужно написать в графе «Условия приема на работу, характер работы» приказа по форме № Т-1, если сотрудник принят на обычных условиях (постоянная работа, восьмичасовой рабочий день и т. п.)?

Эту графу заполняйте, только если условия и характер работы отличаются от общеустановленных.

Например, когда сотрудника принимаете по совместительству, на неполный рабочий день, в порядке перевода из другой организации и т. п. Это следует из раздела 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Однако, чтобы не оставлять строку пустой, допускается запись и о том, что сотрудник принят на обычных условиях (основная работа, постоянно).

Трудовая книжка и личная карточка

После того как руководитель прикажет включить в штат нового сотрудника, сделайте запись о приеме на работу в его трудовой книжке . Если ваша организация первая, где работает сотрудник, ему необходимо оформить трудовую книжку (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).

Таким образом, наличие трудовой книжки обязательно.

Если сотрудник устраивается по совместительству, то по его просьбе можно внести в трудовую книжку соответствующие сведения. Сделайте это на основании документа, который подтвердит, что сотрудник работает где-то еще. Форма такого документа Трудовым кодексом РФ не определена. Это может быть справка, копия трудового договора или приказа о приеме на работу и т. п. Главное, чтобы в ней были необходимые сведения.

После того как вы заполнили трудовую книжку, оформите личную карточку .

Пример оформления документов при приеме сотрудника на работу

Организация приняла на работу Е.В. Иванову на должность секретаря. Иванова написала заявление и представила следующие документы:

• паспорт;
• диплом о законченном высшем образовании.

Иванова впервые устраивается на работу, поэтому трудовая книжка и страховое свидетельство были оформлены в организации.

Ответственным за кадровый учет назначен бухгалтер организации В.Н. Зайцева.

Организация в лице директора А.В. Львова заключила с Ивановой трудовой договор на неопределенный срок.

Директор издал приказ о приеме на работу по форме № Т-1 . Бухгалтер оформил трудовую книжку и сделал запись в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них .

Учет трудовых книжек

Все работодатели обязаны вести учет трудовых книжек. Для этого используют специальные книги.

Первая из них - приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В ней регистрируйте все операции по получению и расходованию бланков трудовых книжек. При этом указывайте серию и номер каждого бланка (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Вторая - книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В этом документе записывайте как вновь выданные трудовые книжки, так и книжки, принятые от сотрудников при поступлении на работу. При этом также указывайте серию и номер каждого документа (приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Прием на работу в разных ситуациях

Ситуация: как оформить прием студента на учебную или производственную практику?

Порядок оформления практикантов в целом не отличается от общего порядка приема на работу. Однако есть свои особенности. Так, оформлять трудовой договор понадобится не всегда. В ряде случаев его заменит ГПД, а иногда и он не нужен.

Практика студентов вузов - это составная часть программы высшего профессионального образования. Практика бывает учебная, производственная и преддипломная. Зачастую студентов направляют на предприятия, где они и получают необходимые навыки и опыт. Продолжительность практики устанавливает вуз. Это следует из пунктов 1, 5, 7, 12 и 16 положения, утвержденного приказом Минобрнауки России от 27 ноября 2015 г. № 1383.

Решение о том, какой договор заключить с практикантом, зависит от нескольких факторов:

• как студент попал на практику к работодателю - по договору с его учебным заведением, или же его привлекли напрямую;

• практикант будет выполнять какую-то трудовую функцию, или же ему только покажут производство и обучат необходимым навыкам;

• есть ли у работодателя вакантные места, или он принимает практиканта, даже когда штат полностью укомплектован.

Давайте разберем каждый из этих случаев.

У работодателя есть договор с вузом, в котором учится практикант

Обычно вузы заключают с работодателями специальные договоры о практике студентов. По такому соглашению предприятия обязаны принимать практикантов образовательных учреждений, у которых есть государственная аккредитация. При этом наличие вакантных должностей значения не имеет. Такой порядок следует из пункта 11 положения, утвержденного приказом Минобрнауки России от 27 ноября 2015 г. № 1383.

Если у работодателя есть вакантные должности, которые могут занять практиканты, их принимают на работу в общем порядке. То есть тогда со студентами заключают трудовые договоры. Если ранее они нигде не работали, оформляют им трудовые книжки и страховые пенсионные свидетельства. В этом случае на студентов распространяются нормы и гарантии трудового законодательства. Такие выводы следуют из пунктов 15-18 положения, утвержденного приказом Минобрнауки России от 27 ноября 2015 г. № 1383, и пункта 15 положения, утвержденного приказом Минобрнауки России от 18 апреля 2013 г. № 291.

Трудовой договор со студентами можно заключить только на время практики или бессрочно.

Когда же вакансий у работодателя нет, со студентами можно заключить гражданско-правовые договоры на выполнение конкретных работ . Такой договор не может заменять трудовой. Однако он позволит дать студенту конкретную производственную задачу, с которой он может столкнуться при работе. Кроме того, договор послужит обоснованием расходов организации. К тому же полученный результат и его оплата покажут, насколько хорошо студент проявил себя на практике.

У организации нет соглашения с вузом, откуда пришел практикант

В этом случае никаких отличий от общего порядка оформления граждан на работу нет. То есть можно заключить как трудовой, так и гражданско-правовой договор.

Предприятие не заключало с вузом договор о практике, при этом студент не будет выполнять трудовые функции

В такой ситуации трудовой договор с практикантом не заключают. Его просто знакомят с производством, дают задания пониженной сложности и показывают, как на практике он может применять свои знания. В этой ситуации практикант не делает никакой работы, нужной работодателю. Ему не платят зарплату и не считают трудовой стаж. Зачастую так проходят учебную практику, когда знаний студента еще недостаточно для выполнения полноценной работы. То, что принимать на работу студента и заключать с ним трудовой договор не нужно, подтверждают и определения, данные в статьях 11, 58 и 59 Трудового кодекса РФ.

Скажем пару слов про трудовую книжку. Если с практикантом заключен трудовой договор (срочный или бессрочный), трудовую книжку оформляют по общим правилам . Когда же с практикантом заключен гражданско-правовой договор или он вообще - запись в трудовую книжку о практике не вносят. Ведь ее оформляют только тем, кто состоит в трудовых отношениях с работодателем (ст. 66 ТК РФ).

Кстати, не путайте студенческую практику и стажировку специалистов. Во втором случае люди повышают свою квалификацию. То есть получают дополнительное образование. Те предприятия, которые принимают стажеров, должны иметь лицензию на образовательную деятельность. Для студенческой практики получать лицензию не придется.

Внимание: за проведение стажировки без лицензии на образовательную деятельность предусмотрена административная и уголовная ответственность

За стажировку без лицензии оштрафуют:

• организацию - на сумму от 40 000 до 50 000 руб.;

• должностных лиц - на сумму от 4000 до 5000 руб. Например, такой штраф могут вынести руководителю.

Такая ответственность установлена в части 2 статьи 14.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Уголовная ответственность ждет руководителя, если от стажировки работодатель получит доход. Наказание зависит от его размера - в крупном и в особо крупном размере. Под крупным размером дохода законодатели подразумевают сумму более 1 500 000 руб., но менее 6 000 000 руб. Особо крупный размер предполагает большие суммы.

Итак, за доход в крупном размере руководителя ждет одно из следующих наказаний:

• штраф до 300 000 руб. или в размере зарплаты или другого дохода за два года;

• обязательные работы (до 480 часов);

• арест до полугода.

За доход в особо крупном размере руководителя накажут уже серьезней. Так, его привлекут к одному из следующих видов ответственности:

• штраф до 500 000 руб. или в размере зарплаты или другого дохода за период от одного до трех лет;

• принудительные работы до пяти лет;

• лишение свободы на срок до пяти лет, возможно, со штрафом до 80 000 руб. или в размере зарплаты или другого иного дохода за период до шести месяцев.

Все это предусмотрено частями 1 и 2 статьи 171 Уголовного кодекса РФ.

Ситуация: можно ли медицинскому учреждению принять на работу врача, если в течение пяти лет он не работал по профилю?

Да, можно.

Главное, чтобы к моменту трудоустройства врач предъявил сертификат специалиста и прошел профессиональную переподготовку. Именно такие требования содержатся в подпункте 3 пункта 1 статьи 100 Закона от 21 ноября 2011 г. № 323-ФЗ.

Если указанные условия не выполнены, медицинское учреждение вправе отказать соискателю в приеме на работу по специальности.

Врачам присваивают квалификационную категорию. Действительна она в течение пяти лет со дня издания распоряжения о ее присвоении. Поэтому для того чтобы врач мог заниматься работой, соответствующей его квалификации, он должен ее подтвердить и представить документ, в котором обозначен уровень его компетенции. Если такие документы не представлены, принять на работу врача можно. Однако допустить его к задачам, которые требуют определенной квалификации, не получится. Все это следует из пунктов 4, 5, 27-33 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 23 апреля 2013 г. № 240н.

Сведения о трудоустройстве бывших госслужащих

Когда нанимаете бывшего госслужащего, сообщите об этом на его последнее место службы. Сделать это необходимо в 10-дневный срок с момента подписания с ним трудового договора. Правда, поступать так нужно не всегда. Дело в том, что сообщать о трудоустройстве бывшего госслужащего нужно только при одновременном выполнении следующих условий:

• с момента увольнения человека с государственной или муниципальной службы прошло менее двух лет;

• сотрудник занимал должность, которая включена нормативными документами в специальный перечень. Для федеральных государственных служащих такой перечень утвержден Указом Президента РФ от 18 мая 2009 г. № 557. Для государственных служащих субъектов РФ (муниципальных служащих) соответствующие перечни должны разработать органы государственной власти субъектов РФ (органы местного самоуправления) (п. 1, 4 Указа Президента РФ от 21 июля 2010 г. № 925, ч. 4 ст. 12 Закона от 25 декабря 2008 г. № 273-ФЗ).

Эти сведения выясните у самого бывшего госслужащего. Он обязан информировать работодателей об этом в течение двух лет после увольнения с госслужбы.

Все это следует из статьи 64.1 Трудового кодекса РФ и статьи 12 Закона от 25 декабря 2008 г. № 273-ФЗ.

Внимание: работодателя, который не сообщит о найме бывшего госслужащего или сделает это несвоевременно, оштрафуют.

За такое правонарушение предусмотрены штрафы в следующих размерах:

• от 2000 до 4000 руб. - для граждан;

• от 20 000 до 50 000 руб. - для должностных лиц, например, руководителя;

• от 100 000 до 500 000 руб. - для организации.

Это предусмотрено статьей 19.29 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Для того чтобы передать сведения на место, где сотрудник раньше служил, напишите письмо. Составьте его в произвольной форме . Главное, учесть требования, приведенные в пунктах 3, 5 и 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 21 января 2015 г. № 29. То есть в письме обязательно укажите:

• фамилию, имя и отчество гражданина. Если после увольнения с госслужбы эти сведения менялись, указать надо те, что действовали на момент прекращения службы;

• дату и место рождения бывшего госслужащего;

• должность, которую замещал на службе человек;

• полное и сокращенное наименование вашей организации;

• дату и номер приказа, распоряжения о зачислении сотрудника в штат;

• дату заключения трудового договора. Если он срочный, укажите также период, на который трудовой договор заключен;

• должность, на которую приняли сотрудника, и подразделение, где он работает.

Согласие комиссии при конфликте интересов

Если бывший госслужащий устраивается на работу в организацию, отдельные функции государственного управления которой входили в должностные (служебные) обязанности государственного или муниципального служащего, сделать это он сможет только с согласия специальной комиссии. Получать его он должен в течение двух лет с момента увольнения с государственной или муниципальной службы (ч. 1 ст. 64.1 ТК РФ).

Решение комиссии гражданин обязан предоставить при трудоустройстве. Получает такое согласие он сам. Если будет выявлено, что гражданин этого не сделал, трудовой договор с ним будет прекращен. Такое требование есть в части 3 статьи 12 Закона от 25 декабря 2008 г. № 273-ФЗ.

Для того чтобы получить согласие комиссии, гражданин обращается в следующие инстанции:

• подразделение кадровой службы государственного органа по профилактике коррупционных и иных правонарушений;

• к должностному лицу кадровой службы государственного органа, ответственному за работу по профилактике коррупционных и иных правонарушений.

Сделать это он должен в письменной форме. Все это разъяснено в письме Минтруда России от 30 декабря 2013 г. № 18-2/4074.

Ситуация: с какого дня можно принять на работу нового сотрудника вместо того, кто уходит в отпуск с последующим увольнением?

Нового сотрудника можно оформить с первого дня отпуска с последующим увольнением его предшественника. При этом до даты окончания отпуска с новичком нужно заключить срочный договор. А после - принять решение изменить срок трудового договора.

Поясним. По общему правилу для сотрудников, которые уходят в отпуск с последующим увольнением, днем увольнения считается последний день отпуска (ч. 2 ст. 127 ТК РФ). Однако окончательно рассчитаться и выдать трудовую книжку работодатель должен до начала отпуска (абз. 3 п. 1 письма Роструда от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1, абз. 3 п. 2 определения Конституционного суда РФ от 25 января 2007 г. № 131-О-О).

Выходит, что последним днем работы в рассматриваемой ситуации является день, предшествующий дате начала отпуска с последующим увольнением. С первого дня отпуска сотрудник уже не связан с работодателем трудовыми отношениями. Именно с этой даты штатная единица, которую он занимал, считается свободной. И потому на его ставку можно принимать нового сотрудника.

Но поскольку предшественник будет уволен только в конце отпуска, с новым сотрудником на этот период заключите срочный трудовой договор (ст. 59 ТК РФ). А после окончания отпуска переоформите срочный трудовой договор на бессрочный .

Прием на работу в выходной

Ситуация: можно ли принять на работу сотрудника с выходного или праздничного дня ?

Да, можно.

Ведь законодательство не содержит ограничений по дню приема на работу. Его указывают в трудовом договоре. То есть определяют по соглашению между сотрудником и работодателем. На основании трудового договора руководитель приказывает включить нового сотрудника в штат. Дата приема сотрудника на работу в приказе должна соответствовать дню, зафиксированному в трудовом договоре. Вот и получается, что дата приема на работу может приходиться на любой день - как рабочий, так и праздничный или выходной.

Такой вывод следует из статей 56, 57, 68 Трудового кодекса РФ.

При этом дата приема нового сотрудника и день его фактического выхода на работу могут не совпадать. Дело в том, что дата фактического выхода сотрудника на работу дополнительно определяется графиком работы организации или индивидуальным графиком работы сотрудника (ст. 100 ТК РФ).

Пример приема сотрудника на работу с праздничного дня

30 декабря 2015 года между организацией «Альфа» в лице директора А.В. Львова и В.Н. Зайцевой заключен трудовой договор, согласно которому Зайцева принимается в организацию на должность бухгалтера. Дата начала работы в трудовом договоре установлена как 1 января 2016 года. В тот же день (30 декабря 2015 года) директор издал приказ о приеме сотрудницы на работу с 1 января 2016 года.

День фактического выхода Зайцевой на работу определен согласно графику работы организации. В «Альфе» первый рабочий день после новогодних праздников - 11 января 2016 года.

Отказ в приеме на работу

Отказать в трудоустройстве можно по следующим основаниям:

• неподходящее образование;

• недостаточный опыт работы;

• отсутствие необходимой профессии и квалификации;

• медицинские противопоказания.

Такой примерный перечень приведен в пункте 10 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2.

Кандидат, которого не приняли на работу, вправе в письменной форме потребовать, чтобы ему письменно сообщили причины отказа. Работодатель обязан сообщить причину отказа в срок не позднее чем в течение семи рабочих дней со дня предъявления такого требования (ч. 5 ст. 64 ТК РФ).

Предупредим: нельзя указывать в качестве таких причин беременность, наличие детей, отсутствие регистрации, пол, национальность, вероисповедание (ч. 2 и 3 ст. 64 ТК РФ). Более того, запрещено устанавливать ограничения дискриминационного характера в объявлениях при поиске новых сотрудников на вакантные должности (п. 6 ст. 25 Закона от 19 апреля 1991 г. № 1032-1).

Внимание: отказ соискателю в приеме на работу по основаниям, которые никак не связаны с его деловыми качествами, грозит работодателю штрафами и судебным разбирательством. Если выиграет сотрудник, работодатель обязан будет принять его на работу.

Такой порядок предусмотрен частью 6 статьи 64 Трудового кодекса РФ.

Административная ответственность

За необоснованный отказ в приеме на работу также предусмотрена административная ответственность:

• для должностных лиц организации (например, руководителя) - предупреждение или штраф от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет);

• для предпринимателей - штраф от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб.);

• для организации - штраф от 30 000 до 50 000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 50 000 до 70 000 руб.).

Такие меры ответственности предусмотрены частями 1 и 4 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Нарушение прав инвалидов

Законодательством предусмотрена отдельная административная ответственность за нарушение прав инвалидов при их трудоустройстве. Необоснованный отказ в приеме на работу инвалида в пределах установленной квоты влечет наложение штрафа на должностных лиц работодателя в размере от 5000 до 10 000 руб. (ст. 32 Закона от 24 ноября 1995 г. № 181-ФЗ, ч. 1 ст. 5.42 КоАП РФ).

Нарушение прав беременных и матерей

За необоснованный отказ в заключении трудового договора с беременной или матерью детей в возрасте до трех лет должностное лицо работодателя привлекут к уголовной ответственности. А именно, могут установить один из следующих видов наказания:

• штраф на сумму до 200 000 руб.;

• штрафа в размере зарплаты или другого дохода осужденного за период до 18 месяцев;

• обязательные работы на срок от 120 до 360 часов.

Об этом сказано в статье 145 Уголовного кодекса РФ.

Ситуация: как обоснованно отказать в приеме на работу и заключении трудового договора?

Отказать можно по основаниям, связанным с деловыми качествами соискателя или со спецификой конкретной работы.

Деловые качества соискателя делят на две группы:

• профессионально-квалификационные качества. В частности, наличие профессии, специальности, квалификации;

• личностные качества. То есть состояние здоровья, наличие определенного уровня образования, опыт работы по специальности или в отрасли и т. п.

Несоответствие любому из перечисленных качеств можно использовать как основание для отказа в приеме на работу. И это будет обоснованный отказ.

Следует отметить, что работодатель вправе предъявлять к соискателям дополнительные требования, обусловленные спецификой той или иной работы. Например, владение одним или несколькими иностранными языками, способность работать на компьютере. Отказ в заключении трудового договора соискателю, который таким требованиям не отвечает, также обоснован.

Более того, отдельные требования, свойственные конкретному виду труда, могут быть установлены на федеральном уровне (ч. 3 ст. 3 ТК РФ). В частности, специальные требования установлены для поступающих на работу:

• в ФСБ России (ст. 16 Закона от 3 апреля 1995 г. № 40-ФЗ);

• таможню (ст. 7 Закона от 21 июля 1997 г. № 114-ФЗ);

• прокуратуру (ст. 40.1 Закона от 17 января 1992 г. № 2202-1).

Несоответствие претендента этим требованиям также правомерно привести в качестве обоснования отказа в приеме на работу.

Аналогичные разъяснения содержатся в постановлении Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2.

Совет: Отказ в приеме на работу придется зафиксировать документально, если этого требует кандидат. Причем требования, которые предъявляете, лучше оформить должностной инструкцией. В ее тексте укажите требования к образованию, стажу работы, знаниям, которым должен соответствовать претендент на ту или иную должность.

Внимание: отказ в приеме на работу может быть обжалован в суд.

Пример уведомления соискателя о причине отказа в заключении трудового договора

В организации открыта вакансия электрика. На эту должность претендовал А.В. Лампочкин, но ему было отказано в заключении трудового договора. По требованию Лампочкина руководство организации направило в его адрес уведомление о причине отказа в заключении трудового договора .

Ситуация: можно ли отказать в приеме на работу гражданам, входящим в категории населения, для которых предусмотрено квотирование рабочих мест? Организация расположена в г. Москве .

Да, можно. Однако сделать это организация вправе только по объективной причине или когда квота выбрана полностью.

Ведь если среднесписочная численность сотрудников превышает пороговое значение, и нет объективной причины не нанимать гражданина, для которого предусмотрена квота, то его придется принять в штат. По-другому поступить работодатель не вправе (ч. 1 ст. 64 ТК РФ).

К объективным причинам отказа в приеме на работу относят, например, неподходящее образование соискателя, недостаточный опыт работы, отсутствие необходимой профессии, квалификации, медицинские противопоказания (п. 10 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2). В среднесписочной численности персонала для расчета квоты сотрудников с вредными и (или) опасными условиями труда не считайте. Главное, подтвердить тяжелые условия результатами специальной оценки условий труда (аттестации рабочих мест ).

Квоты в Москве

В Москве квотируют рабочие места при среднесписочной численности сотрудников более 100 человек (ч. 1 ст. 3 Закона г. Москвы от 22 декабря 2004 г. № 90). А значит, при меньшей среднесписочной численности предоставлять рабочие места по квоте не обязательно.

Квоты для приема на работу в Москве действуют для инвалидов и молодежи определенных категорий, перечисленных в части 1 статьи 2 Закона г. Москвы от 22 декабря 2004 г. № 90. Так, например, квотирование предусмотрено для выпускников вузов в возрасте от 21 года до 26 лет, которые ищут работу впервые, для несовершеннолетних в возрасте от 14 до 18 лет.

Организации обязаны создавать или выделять квотируемые рабочие места самостоятельно за счет собственных средств. Рабочие места считают созданными, выделенными, если на них трудоустроены граждане, в отношении которых предусмотрена квота.

Такой порядок установлен частью 2 статьи 2, частью 2 статьи 4 Закона г. Москвы от 22 декабря 2004 г. № 90, пунктами 2.6, 2.7 постановления правительства г. Москвы от 4 августа 2009 г. № 742-ПП.

Вот как распределяется московская квота в 4 процента от среднесписочной численности сотрудников:

• не менее 2 процентов - для трудоустройства инвалидов;

• не более 2 процентов - для зачисления в штат молодежи определенных категорий.

При этом соотношение доли инвалидов к доле молодежи можно варьировать в сторону увеличения доли инвалидов, но только в пределах установленных 4 процентов. Об этом сказано в статье 3 Закона г. Москвы от 22 декабря 2004 г. № 90.

Сведения для службы занятости

Работодатели обязаны ежемесячно представлять в службу занятости информацию:

• об имеющихся вакансиях;

• о созданных или выделенных рабочих местах для трудоустройства инвалидов в соответствии с установленной квотой. Включая сведения о локальных нормативных актах, которыми это установлено;

• о выполнении квоты для приема на работу инвалидов.

Такой порядок установлен пунктом 3 статьи 25 Закона от 19 апреля 1991 г. № 1032-1, пунктом 3 части 2 статьи 24 Закона от 24 ноября 1995 г. № 181-ФЗ.

Кроме того, в Москве организации, в которых среднесписочная численность сотрудников составляет более 100 человек, обязаны ежеквартально предоставлять в Центр квотирования рабочих мест сведения о выполнении установленной квоты по форме № 1-квотирование (ч. 4 ст. 4 Закона г. Москвы от 22 декабря 2004 г. № 90, п. 2.9 положения, утвержденного постановлением правительства Москвы от 4 августа 2009 г. № 742-ПП).

Ответственность

Внимание: за нарушение требования о выделении квот и в случаях необоснованного отказа в приеме на работу работодателя привлекут к административной ответственности.

А именно к штрафу:

• от 30 000 до 50 000 руб. - для организаций;

• от 3000 до 5000 руб. - для должностных лиц, например руководителя.

Такие меры ответственности предусмотрены статьей 5 Закона г. Москвы от 22 декабря 2004 г. № 90 и статьей 2.2 Закона от 21 ноября 2007 г. № 45.

Вместе с тем за нарушение прав инвалидов при их трудоустройстве предусмотрена административная ответственность на федеральном уровне. За это должностных лиц организации штрафуют в размере от 5000 до 10 000 руб. (ст. 32 Закона от 24 ноября 1995 г. № 181-ФЗ, ч. 1 ст. 5.42 КоАП РФ).

Если организация не создает квотируемые места для молодежи, законодательством предоставляется альтернатива. В этом случае необходимо ежемесячно платить в бюджет г. Москвы компенсационную стоимость квотируемого рабочего места в размере прожиточного минимума для трудоспособного населения. Размер прожиточного минимума определяют на день уплаты указанной стоимости. Об этом сказано в подпункте 2 пункта 3 статьи 2 Закона г. Москвы от 22 декабря 2004 г. № 90.

Ситуация: можно ли привлечь к ответственности организацию, которая отказала гражданину в приеме на работу? Причина отказа: гражданин настаивал на отсутствии в трудовом договоре условия об испытательном сроке .

Нет, нельзя.

Трудовой договор заключить нельзя, если стороны не достигли соглашения по всем его условиям. Отсутствие испытательного срока - дополнительное условие трудового договора. Если гражданин отказывается от включения в трудовой договор условия об испытании, то это означает, что соглашение между сторонами не достигнуто. Такую ситуацию нельзя квалифицировать как отказ в приеме на работу. Следовательно, оснований для обращения в суд у претендента нет.

Это следует из статей 57 и 70 Трудового кодекса РФ.

Рано или поздно практически каждый бизнесмен сталкивается с наймом персонала в свою фирму. Подбор соискателей и их прием – процесс непростой, не зря же в крупных компаниях этим занимаются специальные службы. Когда подходящий человек найден, прежде чем он приступит к обязанностям, его нужно правильно оформить. Трудовое законодательство довольно строго регламентирует, как принять на работу сотрудника и какие документы необходимо для этого подготовить.

Документы, необходимые для приема на работу

Не будем останавливаться на этапе, предваряющем прием нового сотрудника на работу: собеседованиях, тестированиях и прочих процедурах, которые работодатель проводит, чтобы убедиться в пригодности кандидата. Прежде чем приглашать человека на оформление трудового соглашения, нужно убедиться, что у него в наличии все необходимые бумаги:

• паспорт;
• ИНН и страховое пенсионное свидетельство;
• документы об образовании;
• трудовая книжка;
• документы воинского учета (для военнообязанных).

Если сотрудник впервые устраивается на работу, у него могут отсутствовать трудовая книжка, налоговое свидетельство, СНИЛС. Оформление трудовой книжки возлагается на работодателя, а остальные документы можно запросить позже.

Для ряда должностей предусмотрено обязательное прохождение медкомисии: для работников, контактирующих с продуктами, медперсонала, силовиков, водителей и т.д. Сотрудникам, относящимся к таким категориям, необходимо предъявить справку о медицинском осмотре.

Если с бумагами все в порядке, поступающий должен написать заявление о приеме на работу. Заявление проходит согласование по маршруту, предусмотренному внутренними регламентами организации, и только после получения визы директора можно приступать к формированию пакета документов по сотруднику.

Оформление трудового договора

Физическое лицо можно принять на работу либо по трудовому контракту, либо по гражданско-правовому договору. Первый вариант предполагает включение сотрудника в штат предприятия и запись в трудовой книжке (кроме совместителей). Во втором случае подразумевается работа вне штата, без оплаты отпусков и больничных.

Большинство предприятий нанимает персонал «по трудовой» с заключением срочного или бессрочного договора:

1. По срочному соглашению сотрудник привлекается к работе на определенный период, например, на 1 год с конкретной датой увольнения либо на срок, окончание которого будет определяться выходом временно отсутствующего основного работника. Самая распространенная формулировка – на время декретного отпуска.
2. Если иное не указано в тексте договора, он считается бессрочным, а сотрудник – принятым на постоянную работу.

Контракт с работником, принимаемым в штат, должен раскрывать все существенные условия труда:

• должность и подразделение;
• физическое место работы;
• режим работы;
• размер и порядок оплаты;
• дополнительные условия;
• функциональные обязанности.

Обязательными пунктами являются права и обязанности сторон, порядок урегулирования разногласий между работником и работодателем. Если при поступлении предусмотрен испытательный срок, информация об этом должна быть зафиксирована в трудовом договоре с указанием срока испытания. Согласно ТК РФ он не может превышать 3 месяца, а принять на работу руководящего работника можно с полугодовой «проверкой».

Трудовое соглашение оформляется в письменной форме, в двух идентичных экземплярах - по одному для каждой стороны. Договор скрепляется подписями работника и руководителя организации и печатью. Экземпляр работодателя в дальнейшем хранится в личном деле сотрудника, вторая копия остается у него на руках.

Документы, подписываемые вместе с трудовым договором

Как принять человека на работу, если его должность предполагает взаимодействие с деньгами, товарами, материальными ценностями, конфиденциальными данными? Документы, регулирующие эти моменты, подписываются одновременно с трудовым соглашением.

Прежде всего, речь идет о договоре о полной материальной ответственности. Без него новичка нельзя допускать к товарно-денежным ценностям, даже если он пока находится в статусе ученика, стажера, работающего под присмотром наставника. Многие организации рассматривают как МОЛ весь персонал, обязывая каждого сотрудника отвечать за вверенное ему имущество (мебель, оргтехнику и т.д.). В таких случаях договор о матответственности входит с стандартный «приемный» пакет кадровика.

За охрану персональных данных, коммерческой, служебной, банковской тайны, отвечают документы об их неразглашении: подписавший такую бумагу сотрудник обязуется не передавать третьим лицам информацию, входящую в перечень конфиденциальной. Нарушение грозит ему, как минимум, увольнением, как максимум – уголовным преследованием.

Если список функций принимаемого работника включает много пунктов, требует подробного раскрытия и предполагает внесение изменений, лучше его вынести из содержания трудового договора и оформить в виде приложения. Этот документ будет неотъемлемой частью контракта, но его отделение позволит дополнять обязанности без переделывания и переподписания основного договора.

Порядок, принятый в организации, может предусматривать ознакомление под подпись с внутренними нормативными актами: должностной инструкцией, правилами трудового распорядка, регламентами и положениями. Эти бумаги новичку обычно вручают для прочтения и подписания в процессе приема на работу, а листы ознакомления с ними вкладывают в личное дело сотрудника. После того, как трудовой договор и все сопутствующие ему документы подписаны, их регистрируют в учетном журнале по персоналу.

Приказ о приеме на работу

В течение трех дней с момента заключения контракта должен быть подготовлен приказ о приеме на работу. Для этого кадрового документа предусмотрена унифицированная форма Т-1.

В приказе фиксируются:

• дата поступления на работу;
• условия приема (постоянно, временно – на какой срок, при замене отсутствующего работника - с указанием его ФИО, по совместительству);
• должность и структурное подразделение;
• оклад;
• срок испытания.

Ознакомившись с приказом, сотрудник проставляет под ним подпись, а сам документ регистрируется в журнале приказов по личному составу. В случае, если оформившись на работу, работник на нее не явился, а такие ситуации - не редкость, приказ можно аннулировать, нигде не регистрируя и не внося запись в трудовую книжку.

Запись в трудовой книжке

Если поступающий на предприятие раньше нигде не работал, и трудовой книжки у него нет – нужно ее завести. Оформлением новых и заполнением старых книжек занимается назначенный кадровый работник, он же ведет их учет в специальном журнале и организует их хранение.

Запись о приеме на работу вносится только после того, как в службу персонала поступил приказ на сотрудника с подписью об ознакомлении, но не позднее 5 рабочих дней с даты договора. Чтобы принять на работу по совместительству, трудовую книжку заполнять не нужно. Если человек захочет зафиксировать факт совмещения, он это может сделать у основного работодателя.

Оформление личной карточки

Личная карточка – обязательный документ кадрового учета. Она заводится по форме Т-2 (Т-2ГС и Т-4 для госслужащих и научных сотрудников соответственно) в момент поступления и на протяжении всего срока нахождения в организации фиксирует все существенные факты, касающиеся работника: переводы, отпуска и другие события, оформленные приказами. Личные карточки существуют в бумажной форме, а вся внесенная в них информация доводится до персонала под подпись.

В инструкциях, как правильно принять на работу, обычно присутствует пункт «оформление личного дела». Это не обязательно, но для соблюдения порядка в кадровом документообороте рекомендуется на каждого человека заводить отдельную папку, где хранятся все необходимые бумаги: копии документов, приказы, персональные карточки и т.д.

Прием на работу несовершеннолетнего

• возраст старше 14 лет;
• согласие родителя;
• легкие условия труда;
• отсутствие медицинских ограничений.

Рабочий день такого сотрудника не может длиться более 7 часов (для детей с 16 лет), а предел для учащихся – 4 часа. К тому же работникам до 18 лет не устанавливают испытательный срок.

Чтобы принять на работу несовершеннолетнего, у него нужно запросить комплект документов:

• свидетельство о рождении;
• паспорт ребенка и копию паспорта родителя, давшего разрешение на трудоустройство;
• само письменное разрешение от родителя;
• школьный аттестат (при наличии);
• для учащихся – справка из учебного заведения с расписанием уроков;
• ИНН, СНИЛС (при наличии);
• приписное свидетельство (для мальчиков, поставленных на воинский учет);
• медсправка.

Оформление иностранных работников

Проблемы трудоустройства работников, приехавших из других стран, связаны с требованиями миграционного законодательства. С точки зрения оформления кадровых документов особых отличий между иностранцем и российским гражданином нет. Есть разница в самих правилах найма персонала.

Принять на работу иностранного гражданина организация может только в том случае, если получила на это разрешение. Предприятиям, нуждающимся в труде безвизовых мигрантов, ФМС выделяет квоты на привлечение иностранных работников. Исключение составляют лица, признанные беженцами или получившие временное убежище на территории РФ – их можно брать без ограничений. Та же норма действует в отношении иностранных студентов, проходящих очное обучение, и сотрудников организаций – иностранных юрлиц.

Приглашение на работу российскими фирмами высококвалифицированных «импортных» специалистов с годовым доходом от 2 млн. руб. требует получения спецразрешения.

При трудоустройстве иностранец обязан предъявить документы, легализующее его пребывание на территории РФ (миграционную карту, визу) и дающие право трудиться (разрешение на работу, патент).

После завершения всех формальностей, каждый вновь заключенный трудовой договор необходимо зарегистрировать в ПФР и фонде социального страхования. За нарушение этого порядка на работодателя может быть наложен штраф.

Многие предприниматели нанимают на работу сотрудников, но не все знают, как эта процедура делается правильно. В этой статье мы детально распишем порядок приема на работу персонала и разберем все необходимые нюансы.

Введение

Все особенности приема на работу максимально корректно и точно описаны в ТКРФ. Мы рекомендуем вам изучить 10 и 11 главу кодекса, чтобы понимать все нюансы составления трудового договора. Также ознакомьтесь со статьей 66 ТК и постановлением Правительства РФ №225 “О Трудовых книжках”.

Первым делом проводится собеседование и отбор соискателей

Это позволит вам разобраться в процессе оформления сотрудников и оформлении первичной документации при приеме на работу.

Обратите внимание: правила и нормы трудового кодекса РФ действуют во всех федеральных образованиях. Все сотрудники оформляются одинаково: сезонные, временные, совместители, постоянные.

Прием на работу осуществляется по следующей схеме:

1. Соискатель проходит собеседование, вы определяете его компетенцию и изучаете резюме.
2. Если соискатель вам подходит, то он приносит все нужные документы для рассмотрения.
3. Соискатель пишет заявление о приеме на работу, указывая в нем соответствующую должность.
4. Проводится ознакомление сотрудника с нормативными документами, распорядком работы, внутренним уставом, рабочим местом, коллективом. В некоторых случаях ознакомление делается под роспись.
5. Составляется трудовой договор, он подписывается двумя сторонами. Трудовой договор может быть типовым или измененным под реалии предприятия.
6. Издается приказ о приеме нового работника. Приказ делается обязательно, поскольку его номер записывается в трудовую книжку.
7. Работник отдела кадров или сам предприниматель заполняет карточку на сотрудника. Она составляется по классической форме №2.
8. После заполнения карточки ОК составляет личное дело на сотрудника и делают запись в его трудовую. Все документы сотрудника хранятся в отделе кадров - они должны быть надежно защищены от потери.

Какие документы входят в личное дело

Теперь, когда вы знаете порядок оформления приема на работу, разберем как создается личное дело сотрудника. Сформировать его работник отдела кадров обязан сразу после приема соискателя на работу. В него входит:

1. Копии всех заполненных страниц паспорта соискателя.
2. Копия свидетельства о государственном пенсионном страховании.
3. Трудовая книжка.
4. Приписное свидетельство из военкомата или военный билет.
5. Диплом или другое свидетельство о полученном образовании (копии).

Обратите внимание: если вы оформляете сотрудника на первое место работы, то заполнять трудовую и свидетельство о страховании нужно будет именно вам.

Рабочая деятельность сотрудника начинается после подписания трудового договора

При устройстве на некоторые предприятия или специфические должности с сотрудника могут потребовать дополнительные документы. К примеру, для шоферов обязательной считается медицинская справка. При найме на госслужбу соискатель дополнительно должен заполнить анкету, в которой указываются данные о родственниках и прочие специфические моменты. Собирать личное дело сотрудник отдела кадров начинает сразу после написания заявления о приеме на работу — в него сразу же входят копии паспорта, диплома, трудовая и пр.

Знакомство работника с нормативными актами

После того как заявление от работника принято, а его кандидатура утверждена, необходимо ознакомить его с имеющимися нормативными актами и трудовыми обязанностями. Согласно ТКРФ, делать это необходимо до подписания обеими сторонами трудового договора. Мы рекомендуем делать это под роспись, а документ об ознакомлении приложить к личному делу. Почему именно так? Если в будущем у вас возникнут какие-то проблемы с сотрудником, то он уже не заявит, что “не знал” об определенных правилах, действующих на предприятии.

Читайте также: Как посчитать дивиденды учредителю ООО с примерами

С чем должен быть ознакомлен новый сотрудник? В обязательном порядке с:

1. Расписанием режима работы, внутренним распорядком.
2. Всеми пунктами коллективного договора.
3. Должностными обязанностями и инструкциями.
4. Инструкциями по охране труда.

Если у вас на предприятии действуют другие акты и распорядки, то обязательно ознакомьте с ними рабочего. Его подпись может ставиться либо в журнале (который оформлен соответствующим образом) либо на отдельных листах.

Обратите внимание: в некоторых случаях акты могут являться приложениями к действующему трудовому договору. Когда работник подписывает его, он соглашается со всеми нормативами.

Ознакомление с документами должно проходить под подпись

Составление договора

Официально прием работника на работу оформляется посредством подписания договора. Он может быть:

1. Гражданско-правовым.
2. Трудовым.

Человек, который отвечает за найм сотрудников и их оформление, должен понимать отличия между этими понятиями. Гражданско-правовой договор позволяет нанять человека для решения определенных задач за конкретную заработную плату, никак не соотносящуюся с зарплатами и способом их выплаты в компании. Трудовой договор оформляется с работниками, которые оформляются на постоянную занятость.

Чтобы понять отличие этих двух договоров, разберем простой пример. У вас есть компания, в которой работает 10 человек. Вы решили расшириться и взять на производство еще двоих сотрудников, которые будут работать точно также, как и остальной коллектив. В этом случае оформляется трудовой договор. Но для того чтобы расшириться, вам нужно построить новый цех. Вы не хотите нанимать для этого стороннюю бригаду, а трудоустраиваете еще четверых сотрудников, которые будут работать именно над постройкой нового помещения. Вы платите им по сдельно-премиальной схеме в зависимости от проделанной работы.

Примечательно, что при приеме подобных сотрудников нет нужды составлять приказ и проводить их по всем документам. Также на сотрудников, подписавших гражданско-правовой договор, не распространяются многие социальные гарантии. Подобное оформление возможно только в некоторых случаях - набирать по нему основной персонал не рекомендуется.

Оформление трудового договора

Теперь давайте более детально разберем основные правила приема на работу и документальное оформление сотрудника. Итак, он уже написал заявление и ознакомился с действующими на предприятии нормативами. Теперь пришло время подписать трудовой договор. Он распечатывается в двух экземплярах — один остается у сотрудника, второй находится в отделе кадров. После этого работник может приступать к исполнению своих обязанностей. Если же необходимо, чтобы он вышел на работу прямо сегодня, то подписание соглашения можно отложить на срок до 3 дней.

Трудовой договор может иметь вложения с нормативными актами

В данном документе в обязательном порядке указываются следующие данные:

1. Полное название предприятия.
2. Название документа, дата его подписания, печать предприятия.
3. Дата вступления сотрудника в должность, дата начала действия документа.
4. Если сотрудник принимается на испытательный срок или по совместительству, то данные пункты должны быть прописаны в договоре.
5. Права сотрудника.
6. Обязанности сотрудника.
7. Права работодателя.
8. Обязанности работодателя.
9. Порядок оплаты труда, ключевая ставка.
10. Гарантии, которые обеспечиваются предприятием.
11. Распорядок работы, длительность отпуска.
12. Ответственность обеих сторон.
13. Условия, при которых договор может быть расторгнут.
14. Условия по страхованию сотрудника.
15. Решение спорных вопросов.

Обратите внимание: именно трудовой договор является ключевым документом, регулирующий отношения сотрудника и работодателя. Вы должны максимально подробно и четко прописывать в нем все требования и различные нюансы, касающиеся рабочих моментов.

Оформление приказа и личной карточки

После подписания ТД происходит официальное оформление на работу сотрудника путем издания соответствующего приказа. Форма приказа свободная. Этот документ печатается в трех экземплярах - один передается соискателю, второй подшивается в папку с приказами по предприятию, третий отправляется в отдел кадров. Помните, что приказ издается в день заключения трудового договора - разницы в датах быть не должно.