Электронный документооборот в правовом аспекте. Регулирование электронного документооборота Правовое регулирование документооборота

Внедрению электронного документооборота в органах государ­ственной власти РФ в последнее десятилетие уделялось большое вни­мание. Подтверждением этому являлось, в частности, принятие федеральной целевой программы «Электронная Россия (2002-2010 годы)» 6 ,которая подразумевала реализацию опытных проектов по переходу к электронному документообороту в органах государственной вла­сти и органах местного самоуправления, развитию телекоммуника­ционной инфраструктуры и подключению к компьютерным сетям органов государственной власти, органов местного самоуправления и бюджетных организаций, развитию системы электронной торгов­ли и поддержки рынка товаров (услуг). Государством планируется создать правовые, организационные и технологические условия для развития демократии за счет реального обеспечения прав граждан на свободный поиск, получение, передачу, производство и распростра­нение информации . На сегодняшний день формирование электронного правитель­ства и, как следствие, внедрение электронного документооборота являются одним из важнейших приоритетов во внутренней полити­ке государства.

С точки зрения правового регулирования электронного документооборота, то к основным нормативно правовым актам относятся следующие документы :

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» . Данный закон дает определения таким понятиям, как «электронное сообщение» и «электронный документ», а также устанавливает правовой статус обмену электронными сообщениями и электронными документами.

Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» . Законом установлены возможность обращения за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме и требования к организации предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме, а также общие условия использования электронных подписей при оказании государственных и муниципальных услуг. Предусмотрено, что перечень услуг, предоставляемых в электронной форме, виды используемых при оказании государственных и муниципальных услуг электронных подписей и правила их использования определяются актами Правительства России.

Гражданский кодекс Российской Федерации от 30.11.1994 № 51-ФЗ. Часть 1 . Положения кодекса предусматривают возможность заключения договора путем обмена электронными документами (ст. 434).

Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ . Устанавливает порядок заключения договора в электронной форме с дистанционным работником и особенности электронного документооборота между дистанционным работником и работодателем.

Постановление Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» . Постановлением утверждено положение об электронном документообороте федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также государственных внебюджетных фондов.

Функционирование электронного документооборота порождает массу специфических правовых проблем. В основном это касается идентификации электронного документа, возможности использования электронных документов в суде в качестве доказательства, распределения рисков, которые могут возникнуть в процессе функционирования систем электронного документа и т.д. Следует отметить, что определенные предпосылки для разработки соответствующих правовых норм действующее законодательство уже содержит, однако данный вопрос по-прежнему требует серьезной проработки.

Согласно ст. 2 Федерального закона № 123-ФЗ «О персональных данных и защите информации» (последняя редакция от 28.06.2010 № 123-ФЗ) документ (документированная информация) - это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать .

Согласно ст. 1 Федерального закона от 29.12.1994 N 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» документ - это материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и в пространстве в целях хранения и общественного использования .

Обязательный минимум документов для любой организации определен законом. Так, гражданское законодательство устанавливает перечень необходимых документов, подтверждающих право - и дееспособность компании, то есть возможность совершать сделки и принимать на себя обязательства.

Этот перечень включает в себя устав, учредительный договор, регистрационные свидетельства, лицензии, документы, которые подтвердят оплату уставного капитала или эмиссию акций для ОАО, и т.д.

(Федеральные законы от «Об обществах с ограниченной ответственностью» и «Об акционерных обществах») .

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность фирмы обязаны хранить не менее пяти лет (Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете») .

Данная группа документов одновременно служит источником информации для налоговой отчетности организации, а их отсутствие грозит применением мер административной ответственности.

При установлении договорных отношений с контрагентами следует помнить о предусмотренных гражданским законодательством формах договоров. Сделки совершаются устно или в письменной форме (простой или нотариальной) (ст. 158 ГК РФ) .

В соответствии со ст. 161 ГК РФ должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения:

сделки юридических лиц между собой и с гражданами;

сделки граждан между собой на сумму, превышающую не менее чем в десять раз установленный законом минимальный размер оплаты труда, а в случаях, предусмотренных законом, - независимо от суммы сделки .

Следовательно, форма гражданских договорных отношений законодателем четко определена. Организациям не стоит забывать об этом.

Помимо документации, наличие которой обязательно в силу закона, компании предстоит определить «бумажный» объем, необходимый для повседневной деятельности. Здесь можно выделить:

документы, которыми оформляют отношения с поставщиками и заказчиками;

документы, с помощью которых фиксируют внутрифирменную информацию, и иные .

Как известно, в любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение - управление делами, общий отдел, канцелярию и др.

Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами связи.

Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, то есть установления в соответствующих документах ее статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов .

Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными и соподчиненными структурными подразделениями, то есть создание условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.

Среди организационных проблем обычно выделяют:

выбор оптимальной организационной формы работы с документами;

разработка внутренней организационной структуры службы делопроизводства;

определение должностного и численного состава службы делопроизводства;

регламентация задач и функций службы делопроизводства в целом, ее структурных подразделений, а также сотрудников службы с целью определения их статуса и разграничения функций;

выбор оптимальной технологии работы с документами, ее регламентация;

рациональная организация рабочих мест и условий труда;

повышение квалификации сотрудников службы .

Современная практика выработала три формы организации работы с документами в любой организации - централизованную, децентрализованную и смешанную.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив; прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.

Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год .

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений) .

Смешанная форма организации работы с документами - самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке .

Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы - по месту их создания. Например, в бухгалтерии - бухгалтерские документы, в отделе кадров - документы по общему составу и т.д.

Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров позволяют организовать прием и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях.

В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы - один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами.

Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Структура в системе документооборота организации рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, то есть взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия .

Основной целью документооборота в организации, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;

сокращение документооборота;

разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации .

Значительную роль в регламентации документооборота в организации играет Устав организации - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи и порядок работы.

Подобную роль играют и положения о структурных подразделениях , где закрепляются задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе деятельности конкретного структурного подразделения.

Основной организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, служащий для устранения дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей - должностная инструкция.

Должностная инструкция - действенное средство управления, выполняющее организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы, объективно применять меры воздействия.

Первым источником для разработки должностных инструкций является такой нормативный документ, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Формуляр должностей инструкции и структура текста закреплены в УСОРД и Основных положениях ГСДОУ .

Второй источник - типовые должностные инструкции. Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений (например, секретарей структурных подразделений).

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) - основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные моменты.

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям . Это перечень документов, необходимых и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управленческой структуры, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования.

В табель включены только документы, создание которых необходимо, правомерно, периодически повторяется.

Применение табеля позволяет:

исключить возможность неоправданного создания новых форм;

установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами;

учесть количество видов и форм документов .

Письменные документы принимаются инспекторами и судьями как наиболее достоверные доказательства совершения каких-либо юридически значимых действий. Исследованию бумаг в любом споре придают первостепенное значение.

Так, согласно ст. 180 ТК РФ о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников организации работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения. Следовательно, письменное предупреждение о предстоящем сокращении численности или штата работников в суде будет служить безусловным доказательством того, что работник был извещен о факте сокращения, а трудовые отношения прекратятся с конкретной даты .

Важно не только правильно оформить юридически значимый документ, но и обеспечить его своевременное получение, учет и хранение. Большую роль играет правильное его использование. Все названные аспекты работы с документами образуют систему внутреннего документооборота фирмы .

Таким образом, внутренний документооборот должен иметь определенную процедуру и осуществляться в конкретные сроки, не противоречащие действующему законодательству, которые могут определяться руководителями структурных подразделений предприятия. Ведение и строгое соблюдение графика документооборота позволит наладить и упорядочить рабочий процесс.

Одной из самых сложных задач при построении грамотной системы документооборота является определение объема внутренней документации фирмы . Некоторые руководители полагают, что внутренние документы - это излишняя трата времени, их оформление отвлекает персонал от выполнения более значимых задач. Другие, наоборот, обязывают своих сотрудников отчитываться отдельными распоряжениями, докладными, служебными записками буквально за каждую минуту рабочего времени .

Отношение к документам имеет каждое подразделение в организации: бухгалтерия, юридический и кадровый отделы, департамент продаж, отдел гарантийного обслуживания и т.д. Вместе с тем службы и подразделения взаимодействуют между собой, часто происходит обмен информацией посредством документов.

Следовательно, для упорядочения внутренней деятельности организации необходимо четко определить направления и сроки движения конкретных документов. Для этого составляется график документооборота .

График документооборота - это схема, которая характеризует процедуру перемещения первичных документов в организации от момента их создания до момента передачи на хранение. График должен устанавливать рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

Единой, определенной законодательством формы графика документооборота не существует. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей осуществляемой деятельности. Как правило, его утверждает руководитель предприятия, а разрабатывают руководители подразделений .

Начальнику юридического отдела следует продумать и закрепить в графике документооборота сроки составления ответов на претензии в соответствии, например, с законом о защите прав потребителей, сроки рассмотрения поступающих на правовую экспертизу договоров, сроки для регистрации юридических лиц и др.

В бухгалтерии в связи с наличием строгих, предусмотренных налоговым законодательством сроков по сдаче налоговых форм отчетности просто необходим график документооборота для оптимизации внутреннего процесса движения документов и поддержания финансового благополучия предприятия.

Следующий немаловажный момент в системе документооборота - это координация обмена документами различных подразделений и служб внутри организации. Процесс взаимодействия и обмена информацией внутри предприятия непрерывен .

Приказ готовит, как правило, кадровая служба или юридический отдел.

Прежде чем менеджер по продажам заключит с клиентом договор поставки, необходимо провести его правовой анализ, что относится к сфере деятельности юристов организации. И только затем менеджер несет его на подпись руководителю предприятия (или самостоятельно подписывает при наличии полномочий).

Так как приказ по организации является локальным правовым актом и подлежит безусловному исполнению, виновное в допущенных при его реализации ошибках лицо может быть привлечено к дисциплинарной ответственности. Кроме того, если по вине работника, выразившейся в несоблюдении сроков документооборота, организация понесла убытки, она может в порядке регресса взыскать их с работника.

Ответственность за соблюдение графика, то есть за своевременную разработку и передачу документов несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Целесообразно каждому работнику под роспись вручить выписку из графика документооборота, в которой перечислить документы, относящиеся к сфере его деятельности, и указать сроки осуществления операций с ними .

Важно помнить, что график документооборота должен соответствовать не только действующему законодательству, но и локальным актам предприятия, например разработанным на предприятии должностным инструкциям.

В графике отражаются работы по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых структурными подразделениями, с указанием сроков и ответственных исполнителей, а также закрепляется порядок оборота каждого вида документа, начиная от его получения или создания, регистрации, утверждения, передачи, текущего хранения, постоянного хранения и заканчивая его уничтожением или сдачей в архив.

В разных организациях графики отличаются только составом специфических документов.

В графике документооборота можно выделить следующие этапы обращения каждого документа :

составление документа согласно требованиям, предъявляемым к его оформлению;

проверка документов по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов) и содержанию;

утверждение документа уполномоченными лицами;

ознакомление с документом ответственных исполнителей;

передача документа (его копий) в соответствующий отдел для своевременного исполнения (или отправки адресату);

выполнение исполнителями требований, содержащихся в документе;

контроль за исполнением документа;

подведение итогов исполнения документа и привлечение ответственных за исполнение лиц к ответственности за допущенные нарушения;

сдача и оформление документов в архив на хранение .

Можно составить график документооборота в форме отдельного документа, в форме приказа по предприятию. Отразить порядок движения документов тоже можно по-разному, путем как текстуального описания, начиная от ответственных исполнителей и заканчивая сроками прохождения документом отдельных стадий, так и схематического отображения.

Для практической деятельности органов государственной власти всех уровней важно уяснить нормативно-родовое понимание категории "документ" и, соответственно, "электронный документ", а также таких понятий, как "файл", "база данных", "запись в базе данных", "страница", и выработать однозначно понимаемые формулировки нормативных определений этих терминов в системах государственных органов и их партнеров.

Для упорядочения и регламентирования электронных административных процедур имеется необходимость принятия федерального закона, в котором все базовые общеправовые понятия "документ", "электронный документ", "носитель документа", "запись", "файл", "база данных" были бы уточнены, сведены к единой системе понятий и нормативно закреплены. Таким актом мог бы быть и должен стать федеральный закон "Об электронном документе" или "Об общих правилах организации электронного оборота документов в Российской Федерации". Было бы полезным включение определения термина "база данных", не связанного только с авторским правом.

Правовое регулирование операций в системе документооборота должно предусмотреть: типовые шаблоны и средства для описания и представления информации; систему маршрутизации и распределения документов по различным прикладным подсистемам и структурным подразделениям с обеспечением "очередей" обработки документов в зависимости от их вида, важности и срочности, с учетом конфиденциальности передаваемой информации; ведение аудита документов. Практика ставит множество вопросов, требующих нормативного и согласованного правового регулирования в рассматриваемой сфере действия института правового режима информационных ресурсов. Однако, в отличие от понимания значимости этих проблем во многих странах, в России вопросы управления документацией и документооборота оказывались далеко не на первом месте. Если лет десять назад весь комплекс этих вопросов входил в компетенцию Федеральной архивной службы, то новый орган исполнительной власти – Федеральное архивное агентство функциями по управлению документацией не наделено. Эти вопросы не получают должного внимания и в рамках Министерства культуры РФ. Специалисты считают, что проблемами документационного обеспечения управления и решением вопросов документации и документооборота должен заниматься специальный государственный орган, подчиненный непосредственно Правительству РФ и имеющий межведомственные полномочия. С этим трудно не согласиться. И это подтверждается укреплением информационных служб Администрации Президента РФ и Правительства РФ.

Ряд практически важных вопросов возник и в связи с принятием Федерального закона "Об электронной подписи", что потребовало внесения изменений в ряд других федеральных законов. Федеральным законом от 06.04.2011 № 65-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона “Об электронной подписи”" внесены изменения в Закон об информации, в ГК РФ, АПК РФ, в Федеральный закон "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг". В последний внесены новые нормы об использовании электронной подписи при оказании государственных и муниципальных услуг, а также о правилах использования простых электронных подписей при оказании этих услуг. Виды и правила использования простых электронных подписей устанавливаются Правительством РФ. Но стоит заметить, что вопрос об использовании простой электронной подписи в данном законе касается только получателя услуг при подаче его запроса или иной формы заявления. Как используется электронная подпись в документах субъектов, которые предоставляют услуги и получают сети "необходимые услуги" от других органов и организаций (например , в порядке работы "одного окна"), ни этот закон, ни другие, связанные с ним нормативные правовые акты, не поясняют. В целом проблема электронной подписи во всех ее формах не подкреплена процедурами или какими-либо правилами ее использования разными категориями служащих государственного и муниципальных аппаратов при исполнении своих обязанностей внутри органа власти и во внешних контактах.

Длительное время специалисты в области информационного права ставили задачу принятия федерального закона об информационном взаимодействии органов государственной власти между собой и с органами местного самоуправления. Это связано с тем, что крайне необходима координация работы уже на стадии подготовки проекта федерального закона о документировании информации и электронном документообороте. Ею занимаются разные структуры, имеющие свой ведомственный или более узкий интерес, и потому она затягивается непозволительно долго, не имеет единой концепции. Представляется, что эта работа должна быть скоординирована с административной реформой.

К настоящему времени этот вопрос приобрел такую форму решения, как утверждение правил по обеспечению перехода федеральных органов исполнительной власти и органов государственных внебюджетных фондов на межведомственное информационное взаимодействие в электронном виде. По этому вопросу 28 декабря 2011 г. принято постановление Правительства РФ . К его анализу обратимся в главе о развитии информационного законодательства.

Основные принципы работы с электронными документами, нормы, обеспечивающие правовой режим и юридическую силу электронных документов, порядок организации электронного документооборота, другие проблемы общего характера полезно предусмотреть в законе об электронном документе или об общих правилах организации электронного документооборота. Как для федерального, так и для регионального уровней. При этом должны быть учтены процедуры по оформлению действий и таких отношений, как: обращения, заявления, жалобы, ответы, требующие в настоящее время оформления в письменной форме. Научно такие решения обоснованы и могут быть предложены.

Процессуальное и процедурное законодательство в области информатизации должно стать одним из центров внимания правотворческой работы.

Однако практика требует незамедлительного решения в области упорядочения процессов документирования информации, в особенности в сфере деятельности органов публичного управления. 15 июня 2009 г. Правительством РФ принято постановление № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти". На основании этого постановления внесены поправки в типовой регламент внутренней организации этих органов, утвержденный постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452, с учетом этих правил в области архивного дела разрабатывается инструкция по делопроизводству. Работа с секретными документами, шифротелеграмма- ми, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями. Этим же постановлением Правительства РФ № 477 в ч. V утвержденных Правил изложены требования к организации документооборота и формированию документального фонда федерального органа исполнительной власти. И еще одна важная позиция отличает эти документы. В ч. VI Правил содержатся требования к работе с электронными документами. Кроме того, в приложении дай перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти. Все это свидетельствует о внимании к упорядочению информационных ресурсов и установлению адекватного правового режима в части порядка документирования информации.

В целях формирования единых требований к осуществлению документационного обеспечения управленческой деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, а также иных организаций полезным был бы федеральный закон "Об информационном взаимодействии органов публичной власти", через который возможно нормативно урегулировать все проблемы электронного документа и документооборота. По этому направлению также имеются соответствующие разработки. На основе такого закона возможно:

• 1) определить государственную политику в области документирования и документооборота, направленную на их упрощение, унификацию и информатизацию с учетом специфики электронных документов;
• 2) обеспечить повышение эффективности работы управляющих структур органов государственной власти, органов местного самоуправления и иных организаций за счет достижения большей упорядоченности и оперативности документирования, большей обоснованности принятия управленческих решений в соответствии с правовым статусом и выполняемыми функциями государственных органов;
• 3) обеспечить сокращение числа форм, видов и количества документов, объемов работ с документами и стоимости сбора, хранения, распространения и использования документированной информации, повышение полезности документированной информации.

В настоящее время в практике широко используется понятие "информационное взаимодействие" относительно различных субъектов, однако эта работа распылена между разными структурами и реализуется в ведомственном и корпоративном порядке. Общие и единые нормативные требования к порядку электронного документооборота отсутствуют.

Таким образом, организация делопроизводства, документирования информации, документооборота в органах государственной власти и местного самоуправления, развитие подсистем ведения документации требуют специального материального и процессуального правового урегулирования, особенно в части публично-правовых отношений и взаимодействия различных субъектов с органами государственной власти. Действующее законодательство и регламенты конкретных органов исполнительной власти и местного самоуправления уделяют недостаточно внимания регулированию этой проблемы.

В Институте государства и права РАН разработано и обосновано предложение об использовании классификаторов функций и полномочий органов государственной власти и местного самоуправления. Этот документ необходим в целях упорядочения их функций и полномочий при распределении но исполнителям и организации порядка выработки результирующих и отслеживающих документов по каждой функции и операции функциональной деятельности органа. Предложена система классификаторов для согласования взаимодействующих органов по вертикали и горизонтали системы управления. Кроме того, в порядке альтернативы затянувшейся работы по федеральному закону об электронном документе и документообороте ИГП РАН в 2007–2008 гг. предложен вариант федерального закона "Об электронном информационном взаимодействии органов государственной власти и органов местного самоуправления", который "застрял" пока на уровне администрации одного из субъектов РФ.

В Концепции формирования электронного правительства до 2010 г. и в программе "электронного правительства" (управления) до 2020 г. отмечается, что в области документооборота имеется много недостатков. И, в частности, указано, что использование недокументированных форматов данных, протоколов обмена, иных закрытых информационных технологий и отсутствие единых классификаторов, справочников и схем данных ограничивают возможность применения автоматизированных средств поиска и аналитической обработки информации, содержащейся в различных системах, и затрудняет доступ организаций и граждан к государственным информационным ресурсам. В ряду других мер фиксируется создание единой инфраструктуры обеспечения юридически значимого электронного взаимодействия, формирование общероссийского государственного информационного центра. Это потребует большой организационной работы в системе обновления всего аппарата государственного управления и местной администрации. И особенно это важно в процессе реализации такой формы работы, как "одно окно" при предоставлении государственных и муниципальных услуг гражданам и организациям.

При наличии классификаторов функций и полномочий, нормативном закреплении принципов, порядка использования электронных документов и документооборота по целям функциональной деятельности органов государственной власти и местного самоуправления начнут работать и административные регламенты. Так, регламент (положение) Центра управления организации документооборота осуществляет общий контроль за локальными системами организации документооборота, информационными ресурсами системы и обеспечивает их администрирование и аутентификацию руководителей структурного подразделения, контроль исполнения приказов, распоряжений, поручений, а также осуществляет управление безопасностью и защитой информационных ресурсов, телекоммуникационными средствами и электронной почтой.

При этом предусматривается порядок обеспечения: простого и быстрого ввода документов и иной информации, распознавание информации; приема и передачи информации по телекоммуникационным каналам связи; фильтрации входящей информации; учета, индексации и регистрации входящих и исходящих документов и их архивации; учета документов в электронных картотеках; определения маршрутов движения документов; мониторинга документов, т.е. фиксации пути прохождения документа от регистрации до списания в архив, исполнителей и пользователей, а также мониторинга исполнительской дисциплины. Регламент должен предусмотреть и проведение процедуры аутентификации и идентификации документов; процедуры аутентификации пользователей, исполнителей и других взаимодействующих объектов; обработки и защиты информации и документов криптографическими средствами с использованием электронно-цифровой подписи. В этом же процедурном акте определяется и порядок взаимодействия центра управления организацией документооборота с такими же локальными центрами управления организацией документооборота.

Правовое регулирование предусматривает и необходимые технологические руководства к конкретным операциям, включая и такие, как поиск документов, информации, данных по тем или иным критериям, ведение и подбор разнообразных статистических материалов и аналитической информации; ввод в систему, обработка и хранение в электронном виде других видов документов (звукозаписи, фотодокументы и видеодокументы) и т.п.

Таким образом, аргументы в пользу более активного включения в жизнь публичного управления, взаимодействия разных субъектов между собой па основе использования информационных технологий и перестройки систем документооборота служат одновременно и обоснованием укрепления в этой части института режима информационных ресурсов и адекватного использования этих ресурсов в процессе модернизации государственного и других форм публичного управления.

• О мерах по обеспечению перехода федеральных органов исполнительной власти и органов государственных внебюджетных фондов на межведомственное информационное взаимодействие в электронном виде: постановление Правительства РФ от 28.12.2011 № 1184 // СЗ РФ. 2012. № 1. Ст. 199.

В результате изучения данной главы обучающийся будет:

• - знать, что представляет собой документирование, традиционный и электронный документооборот, каковы преимущества электронного документооборота по отношению к традиционному документообороту, какие существуют правовые проблемы для масштабного перехода к электронному документообороту в Российской Федерации, признаки традиционного и электронного документа, а также их функции, виды документооборота;
• -уметь различать формулу традиционного и электронного документа, определять стандарты электронного документооборота, сопоставлять исторические типы и формы документов;
• - владеть знаниями о юридической силе и правилах обеспечения сохранности электронного документа, о том, каким образом нотариально удостоверить электронные документы, о процедурных нормах предоставления в суд доказательств, существующих в цифровой форме.

Понятие электронного документа, его значение

В основу работы любой организации, учреждения, индивидуального предпринимателя положена организация работы с документами, в эффективности которой заинтересован любой руководитель. Организация работы с документами представляет собой процесс систематизации документооборота, хранения и использования документов о текущей деятельности юридического или физического лица.

Определение документооборота, внутреннего документа, реквизита документа дает ГОСТ Р51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" , утвержденный постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28. Данный государственный стандарт определяет документирование как запись информации на разных носителях по установленным правилам.

Документооборот представляет собой движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль.

Электронный документооборот может быть представлен как система ведения документации, при которой массив создаваемых электронных документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сеть, дающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере.

Документооборот обеспечивает:

• - эффективную регистрацию, учет и хранение документов;
• - оперативный доступ к документам и отчетной информации;
• - эффективное управление процессами движения и обработки информационных ресурсов;
• - сокращение времени процедур согласования документов и принятия решений;
• - повышение исполнительской дисциплины;
• - сокращение непроизводственных затрат рабочего времени сотрудников;
• - минимизацию финансовых затрат на документооборот и делопроизводство;
• - возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные;
• - более высокую скорость передачи информации по большому количеству адресов;
• - возможность минимизации расходов на содержание специальных кадровых служб, а также обслуживающий персонал, занятых работой с документами (курьеры, канцелярии).

Система электронного документооборота обозначена схемой на рис. 3.

Рис. 3. :

С - субъекты: Д - электронные документы (объекты); ИО - информационные отношения

Таким образом, особенность электронного документооборота проявляется:

• - в субъектном составе информационных отношений;
• - объектах (документах, документированной информации); возможности существования информационных ресурсов не только в статическом, но и в динамическом состоянии;
• - самой форме передачи данных, форме информационного обмена.

Виды документооборота . По форме и характеристике носителя в настоящее время можно выделить бумажный (традиционный); смешанный (преобладает в настоящее время); электронный (безбумажный) документооборот.

По сфере осуществления выделяют:

• - внутренний, или локальный, - документооборот, осуществляемый в рамках отдельного предприятия, организации. Он ориентирован преимущественно на составление внутренних документов;
• - внешний , имеющий прямые и обратные связи с внешними документами.

Для банковской сферы характерен административный (он же внутренний и внешний банковский, ориентированный на работу самого банковского учреждения) и операционный , связанный с обслуживанием клиентов банка.

Формирование ноосферного информационного общества связано с факторами, которые затрагивают сферу обращения разнообразной цифровой информации. Процесс документирования в XXI в. имеет ярко выраженные тенденции.

Во-первых, изменяются сами носители информации. Мир идет по пути уплотнения информационных потоков, поэтому состав и структура ресурсов документальной информации тоже меняется.

Во-вторых, документооборот обогащается традициями каждой отдельно взятой страны.

В-третьих, новые экономические отношения способствуют увеличению международного влияния на сферу оборота документированной информации, где наблюдаются процессы унификации и стандартизации.

В-четвертых, здесь можно выделить все большее количество информационных отношений, осложненных иностранным элементом (носящих международный характер).

Для управленческой документации важной особенностью являются ее формы и объем, а также особенности того органа государственной власти, где она циркулирует. Понятия ОРД, ОКУД, ЕГСД сегодня не могут работать с такой же силой, как в прошлом веке.

Например, ГОСТ Р51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", выделяет среди аналоговых документов следующие.

Подлинник - первый и единичный экземпляр документа.

Дубликат - повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу.

Копия - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, но не имеющий юридической силы.

Заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Выписка - копия части документа, оформленная в установленном порядке.

Приведенная выше классификация не всегда согласуется с реалиями современного электронного документооборота. Если все экземпляры электронного документа подписаны одинаковым аналогом подписи, например ЭЦП, имеют ли они равное юридическое значение? Если воспользоваться приведенной выше терминологией ОКУД, возникают вопросы: что же есть подлинник электронного документа? Все экземпляры документа или только первый? Отличаются ли между собой подлинник и оригинал? Если два файла выполнены в разных форматах, например в.txt и.doc, то они равнозначны? Если они идентичны, то по каким признакам (ведь двоичные символы разных форматов явно отличаются между собой)? Если два файла не равнозначны, то чем один формат лучше другого? На эти и другие вопросы сегодня трудно дать однозначные ответы, опираясь на существующие нормы законодательства.

Новейшие технологии активно воздействуют на сферу документирования. Современный этап характеризуется следующими особенностями:

• - наблюдается сочетание бумажного и электронного документооборота; в среднесрочной перспективе можно будет прогнозировать постепенный перевод одной формы в другую путем создания цифровой копии бумажных документов; возможно также дублирование этих форм при одновременном хождении документов в коммерческом и гражданском обороте; впоследствии очевиден отказ от бумажной формы представления и замена ее преимущественно электронной формой;
• - осуществляется подготовка кадров, умеющих эффективно трудиться и обучить полученным навыкам в сфере высоких технологий других работников; это в первую очередь касается юристов. Во главу угла должно быть поставлено умение будущих правоведов пользоваться новыми технологиями;
• - меняются структура и формы самих электронных документов, осуществляется процесс их унификации и международной стандартизации (например, правила международного бухгалтерского документооборота).

Электронный документооборот наиболее разработан в банковской, налоговой, таможенной сферах, связи и массовых коммуникаций, а также дистанционного образования. Однако даже передовые с точки зрения использования электронных документов ведомства в основном сканируют традиционный документ, а не создают первичный электронный. Следует отметить, что сочетание бумажного и электронного документов в делопроизводстве приводит к эффекту дублирования и значительно уплотняет массив документации. В связи с этим встает вопрос не только хранения традиционных, но в первую очередь обеспечения сохранности и безопасности электронных документов.

Для перехода к смешанному документообороту в большем масштабе, чем сегодня, необходима унификация форм документов, программ их обработки, уменьшение цены на технические средства обработки данных.

Для того чтобы иметь адекватное представление о состоянии документооборота в сфере управления, необходимо выработать на государственном уровне четкие индикаторы, соответствующие целям информационного обеспечения органов власти. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ "Об электронной подписи" устанавливает основы регулирования отношений по электронному документообороту. Однако один закон не может решить многочисленные правовые проблемы в данной сфере. В практической плоскости остаются нерешенными задачи информационного обеспечения именно государственного управления. Иногда то или иное министерство или ведомство не знает, что делает в сфере документооборота другое государственное учреждение, расположенное на соседней улице. Наиболее интересными инициативами в области ЭДО в последние годы являются примеры интернет- голосований, проводимых в стране (например, при формировании Совета при Президенте РФ по развитию гражданского общества и правам человека, а также в Общественную палату РФ).

28 января 2013 г. Министерство экономического развития РФ опубликовало на собственном сайте проект закона "Об основном документе, удостоверяющем личность гражданина Российской Федерации" , согласно которому с 1 января 2015 г. начнется замена внутренних паспортов в России на электронные карты. Законопроектом предусмотрено, что основным документом, удостоверяющим личность гражданина Российской Федерации на территории РФ, будет являться электронная идентификационная карта, содержащая визуальные и электронные носители информации с записанными на них персональными данными владельца, включая биометрические персональные данные. Она будет представлять собой материальный носитель информации с персональными данными владельца, включая биометрические персональные данные, зафиксированные на ней в визуальной (графической) и электронной форме и позволяющей идентифицировать личность ее владельца.

Электронная карта станет ключом к единой базе данных, где будет храниться разнообразная информация о гражданине: данные о постоянной или временной его регистрации, о сделках с недвижимостью, о начисленной зарплате, история болезни и др. Карта будет оформляться на русском языке. Электронную карту обязаны будут иметь все граждане Российской Федерации, достигшие 14-летнего возраста и проживающие на территории РФ.

Выдача электронной карты будет производиться при наличии следующих оснований:

• - достижение российским гражданином 14-летнего возраста;
• - утрата (хищение) электронной карты;
• - приобретение российского гражданства.

Замена электронной карты будет производиться при наличии следующих оснований:

• - истечения срока действия электронной карты;
• - изменения гражданином в установленном порядке фамилии, имени отчества (при его наличии);
• - изменения сведений о дате (числе, месяце, годе) и/или месте рождения;
• - изменения пола;
• - значительное изменение внешности гражданина;
• - непригодности электронной карты для дальнейшего использования вследствие износа или повреждения.

Срок действия электронной карты составит 10 лет. После вступления законопроекта в силу уполномоченные органы будут продолжать осуществлять выдачу бумажных паспортов гражданина Российской Федерации, удостоверяющих личность до 1 января 2025 г. Таким образом, переходный период введения электронных карт после вступления в действие нового закона составит 10 лет. Как нам представляется, повсеместное введение данной системы может осуществляться только после широкого общественного обсуждения.

В настоящее время распоряжением Правительства РФ от 19 сентября 2013 г. № 1699-р утверждена Концепция введения в Российской Федерации удостоверения личности гражданина Российской Федерации, оформляемого в виде пластиковой карты с электронным носителем информации, в качестве основного документа, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации. Данная Концепция, разработанной Федеральной миграционной службой совместно с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти и организациями, определяются цели, задачи, основные направления и принципы введения в Российской Федерации удостоверения личности гражданина Российской Федерации, оформляемого в виде пластиковой карты с электронным носителем информации, в качестве основного документа, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации.

• ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: ИПК Издательство стандартов, 1998.
• URL: economy.gov.ru/wps/wcm/connect/dcl387804e58f68 ca02dff5857e63988/pfz.zip?MOD=AJPERES&CACHEID=dcl387804e58f68ca0 2dff5857e63988.

Для практической деятельности органов государствен­ной власти всех уровней важно уяснить нормативно-родовое понимание категории «документ» и, соответствен­но, «электронный документ», а также таких понятий, как «файл», «база данных» и «запись в базе данных», «страница», и выработать однозначно понимаемые формулировки нормативных определений данных терминов в системах го­сударственных органов и их партнеров.

Для упорядочения и регламентирования электронных административных процедур имеется необходимость при­нятия федерального закона, в котором все базовые обще­правовые понятия «документ», «электронный документ», «носитель документа», «запись», «файл», «база данных» были бы уточнены, сведены к единой системе понятий и нормативно закреплены. Таким актом мог бы быть и дол­жен стать федеральный закон «Об электронном документе» или «Об общих правилах организации электронного обо­рота документов в Российской Федерации». Было бы по­лезным включение определения термина «база данных», не связанного только с авторским правом.

Правовое регулирование операций в системе документо­оборота должно предусмотреть: типовые шаблоны и сред­ства для описания и представления информации; систему маршрутизации и распределения документов по различ­ным прикладным подсистемам и структурным подразде­лениям с обеспечением «очередей» обработки документов в зависимости от их вида, важности и срочности, с учетом конфиденциальности передаваемой информации; ведение аудита документов. Практика ставит множество вопросов, требующих нормативного и согласованного правового ре­гулирования в рассматриваемой сфере действия институ­та правового режима информационных ресурсов. Однако, в отличие от понимания значимости этих проблем во мно­гих странах, в России вопросы управления документацией и документооборота оказываются на последнем месте. Если лет десять назад весь комплекс этих вопросов входил в ком­петенцию Федеральной архивной службы, то новый орган исполнительной власти - Федеральное архивное агентство функциями по управлению документацией не наделено. Эти вопросы не получают должного внимания и в рамках Мини­стерства культуры РФ. Специалисты считают, что пробле­мами документационного обеспечения управления и реше­нием вопросов документации и документооборота должен заниматься специальный государственный орган, подчинен­ный непосредственно Правительству РФ и имеющий меж­ведомственные полномочия. С этим трудно не согласиться. И это подтверждается укреплением информационных служб Администрации Президента РФ и Правительства РФ.

Нуждается во внимании и координация работы по под­готовке проекта федерального закона о документировании и информации и электронному документообороту. Ею за­нимаются разные структуры, имеющие свой ведомствен­ный или более узкий интерес, и потому она затягивается непозволительно долго, не имеет единой концепции. Пред­ставляется, что эта работа должна быть скоординирована с административной реформой.

Основные принципы работы с электронными докумен­тами, нормы, обеспечивающие правовой режим и юридиче­скую силу электронных документов, порядок организации электронного документооборота, другие проблемы обще­го характера должны быть предусмотрены при разработке проектов законов об электронном документе или об общих правилах организации электронного оборота документов. При этом должны быть учтены процедуры по оформлению действий и таких отношений, как: обращения, заявления, жалобы, ответы, требующие в настоящее время оформле­ния в письменной форме. Научно такие решения обоснова­ны и могут быть предложены.

Процессуальное и процедурное законодательство в обла­сти информатизации должно стать одним из центров вни­мания правотворческой работы.

Однако практика требует незамедлительного решения в области упорядочения процессов документирования ин­формации, в особенности в сфере деятельности органов пу­бличного управления. 15 июня 2009 г. Правительством РФ принято постановление № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». На основании этого постановления внесены по­правки в типовой регламент внутренней организации этих органов, утвержденный постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452. с учетом этих правил в области архивного дела разрабатывается инструкция по делопро­изводству. Работа с секретными документами, шифроте-леграммами, другими документами ограниченного досту­па, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями. Этим же постановлени­ем Правительства РФ № 477 в ч. V утвержденных Правил изложены требования к организации документооборота и формированию документального фонда федерального ор­гана исполнительной власти. И еще одна важная позиция отличает эти документы. В ч. VI Правил содержатся требо­вания к работе с электронными документами. Кроме того, в приложении дан перечень обязательных сведений о доку­ментах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти. Все это свидетельствует о внимании к упорядочению информационных ресурсов и установлению адекватного правового режима в части по­рядка документирования информации.

В целях формирования единых требований к осущест­влению документационного обеспечения управленческой деятельности органов государственной власти и местно­го самоуправления, а также иных организаций полезным был бы федеральный закон «О документационном обеспече­нии управленческой деятельности». По этому направлению также имеются соответствующие разработки. Такой закон призван унифицировать понятия документа, электронно­го документа, порядок работы с этими объектами, порядок электронного документооборота во всем информационном пространстве России. На его основе предстоит:

1) определить государственную политику в области до­кументирования и документооборота, направленную на их упрощение, унификацию и информатизацию с учетом специ­фики электронных документов;

2) обеспечить повышение эффективности работы управ­ляющих структур органов государственной власти, органов местного самоуправления и иных организаций за счет до­стижения большей упорядоченности и оперативности доку­ментирования, большей обоснованности принятия управ­ленческих решений в соответствии с правовым статусом и выполняемыми функциями государственных органов;

3) обеспечить сокращение числа форм, видов и коли­чества документов, объемов работ с документами и стои­мости сбора, хранения, распространения и использования документированной информации, повышение полезности документированной информации.

Таким образом, организация делопроизводства, доку­ментирования информации, документооборота в органах государственной власти и местного самоуправления, раз­витие подсистем ведения документации требуют специаль­ного материального и процессуального правового урегули­рования, особенно в части публично-правовых отношений и взаимодействия различных субъектов с органами госу­дарственной власти. Действующее законодательство и рег­ламенты конкретных органов исполнительной власти и местного самоуправления уделяют недостаточно внима­ния регулированию этой проблемы.

В Институте государства и права РАН разработано и обосновано предложение об использовании классифи­каторов функций и полномочий органов государственной власти и местного самоуправления. Этот документ необхо­дим в целях упорядочения их функций и полномочий при распределении по исполнителям и организации порядка выработки результирующих и отслеживающих документов по каждой функции и операции функциональной деятель­ности органа. Предложена система классификаторов для согласования взаимодействующих органов по вертикали и горизонтали системы управления. Кроме того, в порядке альтернативы затянувшейся работы по федеральному за­кону об электронном документе и документообороте ИГЛ РАН в 2007-2008 гг. предложен вариант федерального за­кона «Об электронном информационном взаимодействии органов государственной власти и органов местного само­управления», который апробируется пока на уровне субъ­екта РФ, а более конкретно - на площадке такого актив­ного субъекта Федерации в области информатизации, как Ханты-Мансийский автономный округ - Югра. Предмет­ное рассмотрение проекта этого закона помещено в главу о развитии информационного законодательства.

Такая работа весьма актуальна. В Концепции формиро­вания электронного правительства до 2010 года отмечается, что в области документооборота имеется много недостат­ков. И, в частности, указано, что использование недокумен­тированных форматов данных, протоколов обмена, иных закрытых информационных технологий и отсутствие еди­ных классификаторов, справочников и схем данных огра­ничивает возможность применения автоматизированных средств поиска и аналитической обработки информации, содержащейся в различных системах, и затрудняет доступ организаций и граждан к государственным информацион­ным ресурсам. В ряду других мер эта Концепция содержит такой раздел, как «Создание единой инфраструктуры обес­печения юридически значимого электронного взаимодей­ствия» о формировании общероссийского государственно­го информационного центра.

При наличии классификаторов функций и полномочий, нормативном закреплении принципов, порядка использова­ния электронных документов и документооборота по целям функциональной деятельности органов государственной власти и местного самоуправления начнут работать и ад­министративные регламенты. Так, регламент (положение) Центра управления организации документооборота осу­ществляет общий контроль за локальными системами орга­низации документооборота, информационными ресурсами системы и обеспечивает их администрирование и аутен­тификацию руководителей структурного подразделения, контроль исполнения приказов, распоряжений, поручений, а также осуществляет управление безопасностью и защи­той информационных ресурсов, телекоммуникационными средствами и электронной почтой.

При этом предусматривается порядок обеспечения: про­стого и быстрого ввода документов и иной информации, рас­познавание информации; приема и передачи информации по телекоммуникационным каналам связи; фильтрации вхо­дящей информации; учета, индексации и регистрации вхо­дящих и исходящих документов и их архивации; учета доку­ментов в электронных картотеках; определения маршрутов движения документов; мониторинга документов, т.е. фикса­ции пути прохождения документа от регистрации до списа­ния в архив, исполнителей и пользователей, а также мони­торинга исполнительской дисциплины. Регламент должен предусмотреть и проведение процедуры аутентификации и идентификации документов; процедуры аутентификации пользователей, исполнителей и других взаимодействую­щих объектов; обработки и защиты информации и доку­ментов криптографическими средствами с использованием электронно-цифровой подписи. В этом же процедурном акте определяется и порядок взаимодействия центра управления организацией документооборота с такими же локальными центрами управления организацией документооборота.

Правовое регулирование предусматривает и необходи­мые технологические руководства к конкретным операци­ям, включая и такие, как поиск документов, информации, данных по тем или иным критериям, ведение и подбор раз­нообразных статистических материалов и аналитической информации; ввод в систему, обработка и хранение в элек­тронном виде других видов документов (звукозаписи, фо­тодокументы и видеодокументы) и т.п.

Таким образом, аргументы в пользу более активного включения в жизнь публичного управления, взаимодей­ствия разных субъектов между собой на основе использо­вания информационных технологий и перестройки систем документооборота служат одновременно и обоснованием укрепления в этой части института режима информацион­ных ресурсов, необходимости создания адекватной право­вой основы для этих инновационных процессов.

Контрольные вопросы

1. Почему необходимо вводить электронные документы и элек­тронный документооборот в сферу деятельности публичных и частных субъектов информационных отношений?

2. Что такое электронный документ и какова его структура?

3. Какие виды электронных документов вы знаете? Какова право­вая основа их использования?

4. Что вы знаете о проблемах электронного документооборота?

5. Что вам известно о правовом регулировании в сфере установ­ления и реализации правового режима документирования и до­кументооборота?

6. Зачем нужна электронная подпись?

Литература

1. Документация в информационном обществе: админи­стративная реформа и управление документацией. - М., 2005.

2. Правовое регулирование электронного документооборо­та: учеб.-практ. пособие / научная разраб. пособия акад. РАЕН, д-ра юрид. наук, проф. А. А. Фатьянова // Библи­отечка «Российской газеты». - 2005. - Вып. 21.

3. Семилетов, С. И. Документирование информации и орга­низация документооборота в условиях информатизации / С. И. Семилетов // Информационные ресурсы развития Российской Федерации. Правовые проблемы. - М., 2003. - С. 53-77.

4. Семилетов, С. И. Проблемы электронного документа // Информационное право. Актуальные проблемы теории и практики: колл. мон.; под общей ред. И. Л. Бачило. - М.: Юрайт, 2009. - С. 91-115.

Глава 11 Институты права собственности и исключительных прав субъектов в информационной сфере